ЧТО ПРИОБРЕСТИ В АРХИВ
Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно.
Станки для архивного переплета. Том дела закрепляется в них и просверливается. Станок может быть ручным (для сверления нужно крутить специальную ручку, рис. 7) и электрическим (сверло запускается нажатием кнопки, рис. 8). Мнения специалистов об этих станках расходятся: кто-то считает их удобными, кто-то – ровно наоборот. Но отверстие, пробитое дыроколом, однозначно выглядит ровнее и опрятнее, чем просверленное станком.
Короба для хранения. Готовые тома можно просто ставить на полку, а можно дополнительно упаковывать в короба. Видов коробов множество. Отметим, например, короб с завязками, в который помещается несколько сшитых томов дел (рис. 9).
В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой (рис. 10). В такой короб может поместиться 10 и более томов.
Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж (рис. 11).
ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ
Особенности формирования дел
Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.
Обратите внимание
Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.
Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.
Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.
Способы систематизации документов
Документы в деле могут быть систематизированы:
Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:
|
Документ и его регистрационные данные |
Номер листа дела (тома) |
|
Приказ от 12.01.2015 №1 |
1 |
|
Приказ от 13.01.2015 №2 |
2 |
|
Приказ от 13.01.2015 №3 |
3 |
|
Приказ от 16.01.2015 №4 |
4 |
|
Приказ от 19.01.2015 №5 |
5 |
|
… |
По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов:
|
Документ и его регистрационные данные |
Номер листа дела (тома) |
|
Проект «Астра» |
1-10 |
|
Проект «Василек» |
11-20 |
|
Проект «Гладиолус» |
21-30 |
|
Проект «Колокольчик |
31-40 |
|
Проект «Мимоза» |
41-50 |
Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:
|
Документ и его регистрационные данные |
Номер листа дела (тома) |
|
Переписка с ООО «Астра» |
|
|
Листразделитель |
1 |
|
Исх. № 53 от 14.01.2015 |
2–4 |
|
Вх. № 243 от 16.01.2015 |
5–9 |
|
Исх. № 105 от 23.01.2015 |
10 |
|
Вх. № 341 от 28.01.2015 |
11 |
|
Переписка с ООО «Василек» |
|
|
Листразделитель |
12 |
|
Вх. № 14 от 12.01.2015 |
13–14 |
|
Исх. № 18 от 13.01.2015 |
15 |
|
Вх. № 201 от 15.01.2015 |
16 |
|
… |
Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.
Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.
Что еще скачать по теме «Лист»:
- Каким должен быть правильно составленный трудовой договорТрудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
- Как грамотно составить договор займаВзятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
- Правила составления и заключения договора арендыНи для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
- Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставкиВ процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
- Все договоры
- Все бланки
- Авторский договор, авторский заказ
- Агентский, субагентский договор и соглашение
- Договор аренды, субаренды: недвижимости, имущества
- Договор банковского счета, вклада-депозита, обслуживания
- Брачный договор, контракт, семья
- Договор безвозмездного пользования, оказания услуг
- Договор возмездного оказания услуг
- Договор гарантии и гарантийного обслуживания
- Договор дарения, пожертвования
- Договор доверительного управления
- Договор займа, беспроцентного займа
- Договор задатка, аванса
- Договор залога недвижимости, имущества, прав
- Договор комиссии, субкомиссии на покупку, продажу
- Договор концессии, франчайзинга
- Договор купли-продажи товара, имущества, акций
- Договор лизинга, сублизинга, финансовой аренды
- Лицензионный, сублицензионный договор
- Договор мены, бартера, обмена
- Договор найма, поднайма жилого помещения
- Договор на выполнение работ, оказание услуг
- Договор обучения, стажировки, переподготовки
- Договор перевода долга
- Договор подряда, субподряда
- Договор поручения, договор поручительства
- Договор поставки товара, продукции, оборудования
- Договор представительства: юридического, коммерческого
- Договор о совместной деятельности
- Договор страхования, перестрахования
- Договор уступки требований, договор цессии
- Договор хранения товара, имущества
- Трудовой договор, контракт, соглашение
- Удостоверительная надпись
- Прочие договора
- Акт
- Анкета
- Аренда
- Белстат
- Бухучет
- Бюджет
- Ведомость
- Госкомимущество
- Доверенность
- Должностная инструкция
- Жалоба
- ЖКХ
- Журнал
- Зарплата
- Заявление
- Здравоохранение
- Инструкция
- Исковое заявление
- Контракт
- Минздрав
- Минтранс
- Минюст
- МЧС
- Отчет
- Отчетность
- Положение
- Приказ
- Протокол
- Рабочая инструкция
- Расписка
- Совмин
- Соглашение
- Справка
- Труд
- Уведомление
- Устав
- Форма
- Ходатайство
- Экономика
- Юрлицо
Лист-заверитель дела
Лист-заверитель дела составляется по форме, установленной Основными правил амии работы архивов организации, одобренных решением коллегии РосАрхива от 6 февраля 2002 года.
В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с изложениями и количество вложенных в них листов). Также указывает наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов при необходимости в дальнейшем в листе-заверителе делаются нужные отметки. Все последующие изменения в составе и состояние дела (повреждение, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Но обычно он помещается после последнего документа и в таком виде дело прошивается.
Нумерация листов дела
При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:
листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно;
лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, выписками и т.п.) нумеруются как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставка текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждой документ нумеруется отдельно;
подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку;
фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляют самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;
сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист: лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;
в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. Для учета количества в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.
Скачать образец документа
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
______________________
(название архива)
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Фонд N ______________ Опись N ____________ Дело N ________________
Заголовок дела ___________________________________________________
__________________________________________________________________
--------T-------------T-----------------T----------T--------------
Дата ¦ Кому выдано ¦ Характер ¦Номера ¦Подпись лица,
исполь-¦ фамилия, ¦ использования ¦использо- ¦использовав-
зования¦ инициалы ¦ (копирование, ¦ванных ¦шего дело
¦(разборчиво) ¦выписки, просмотр¦листов ¦
¦ ¦ и др.) ¦ ¦
--------+-------------+-----------------+----------+--------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5
--------+-------------+-----------------+----------+--------------
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
Форма листа использования архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Разное: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Разное» по всему сайту
- «Форма листа использования документов при организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Форма листа проверки наличия и состояния архивных документов в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
- Форма листа регистрации изменений нормативного документа по сертификации на федеральном железнодорожном транспорте
- Форма листа согласования проекта постановления (приказа, распоряжения) Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору
- Форма листа согласования проекта руководящего документа
- Форма листа согласования проекта постановления (приказа, распоряжения) Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору при сборе согласующих подписей на листах согласования, предусмотренных для каждого должностного лица
- Форма листа согласования приказа (распоряжения) в структурных подразделениях таможенного органа
- Форма листа согласования проекта стандарта
- Форма листа учета аудиовизуальных (кинофотовидео) документов в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
- Форма листа учета аудиовизуальных фонодокументов в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
- Форма листа учета и описания уникального документа в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
Текст документа:
Утвержден приказом Минобороны от 15.02.2002 N 3
Форма 23
ЛИСТ использования документов Фонд N _____________ Опись N _______________ Дело N ________________ Наименование дела __________________________________________________ за 20__ г. ---------------------------------------------------------------------- ¦Дата записи ¦Номера ¦Для какой ¦Характер ¦Фамилия и ¦ ¦ ¦исполь- ¦цели ¦использования ¦подпись лица, ¦ ¦ ¦зованных¦использованы¦документов ¦сделавшего ¦ ¦ ¦листов ¦документы ¦(снята копия, ¦запись ¦ ¦ ¦ ¦ ¦сделана выписка) ¦ ¦ +-------------+--------+------------+-----------------+--------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +-------------+--------+------------+-----------------+--------------+ ¦18.05.1998 г.¦ 2 - 5 ¦Для ¦Выписка в рабочую¦Иванов ¦ ¦ ¦ ¦написания ¦тетрадь ¦ ¦ ¦ ¦ ¦докторской ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦диссертации ¦ ¦ ¦ +-------------+--------+------------+-----------------+--------------+ ¦20.09.1998 г.¦ 17 - 29¦Подбор ¦Ксерокопия ¦Петров ¦ ¦ ¦ ¦материалов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦для музея ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦боевой славы¦ ¦ ¦ +-------------+--------+------------+-----------------+--------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ --------------+--------+------------+-----------------+---------------