Приложение N 28. Форма листа фонда
При утверждении ЭПК ГА РФ новых годовых разделов описей вместе с разделом обязательно представляется «Дополнение к исторической справке». Оно составляется к фонду организации, независимо от того, какие документы включены в опись (учреждения в целом или какой-либо его структурной части).
Структура архивных учреждений России, органы управления архивным делом: Росархив-федеральный орган исполнит.
Все поступающие в архив документы вносятся в книги учета поступлений документов на основании акта приема-передачи документов на хранение, отдельно за период до 1917 г. и период после 1917 года в хронологической последовательности. В пределах года каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из одного или нескольких фондов.
В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным или вторичным
При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих. Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы
Широкое распространение персональных компьютеров дает возможность применения современных информационных технологий в архивах при подготовке архивных описей с использованием ПК.
В данной статье мы поговорим, какой минимальный набор учетных документов необходимо иметь в ведомственном архиве предприятия.
Методические рекомендации не содержат положений относительно технологии работы с электронными документами в архиве организации при применении иных способов хранения электронных документов. Файл текстовой версии: 4,5 кб Приложение N 28 к Приказу Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 Формат A4 (210 x 297) Лист фонда – документ, целесообразность составления которого появляется при первом поступлении фонда, где фиксируется прием и выбытие всех единиц хранения фонда в архиве организации.
Систематизация дел в составе архивного фонда. Признаки систематизации и их применение при выборе схем систематизации. Назначение схем.
Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел). Если количество дел не изменилось, то делается соответствующая запись.
Проверяется правильность действий сложения и вычитания ед. хр. поступивших и (или) выбывших из фонда.
Список фондов
Том №_________________
Начат __________________
Окончен ________________
Формат А4 (210*297 мм)
Форма титульного листа списка фондов
Продолжение приложения 25
| № фонда | Название фонда | Дата первого поступления документов фонда | Отметка о выбытии фонда | Примечание | |
| Куда выбыл | Дата и № документа, на основании которого выбыл | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
На01.01.________года в список включены фонды с№______________по №_________________
Всегохранится вархиве________________________________________________фондов,из них:
(цифрамии прописью)
_____________________________________содержатособо ценные дела.
(цифрамии прописью)
Номерасвободные:
Наименованиедолжности работника
архива,составившего годовую
итоговуюзапись Подпись Расшифровка подписи
Наименованиедолжности
руководителяархива
(лицаответственного за архив) Подпись Расшифровкаподписи
Дата
Формат А4 (210*297 мм)
Приложение 26 к п. 6.3.3.
Наименованиеорганизации
Начат ____________________
Окончен______________________
Формат А4 (210*297 мм)
Форма титульного листа реестра описей
Продолжение приложения 26.
| № п/п | № фонда | № описи | Название описи | Кол-во дел в описи | Крайние даты | Количество листов в описи | Количество экземпляров описи | Примечание | ||
| постоянного хранения | временного (свыше 10 лет) хранения | по личному составу | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
Всегохранится вархиве_____________________________________________________________________описей,из них постоянного
(цифрамии прописью)
хранения______________________________________________, временногохранения (свыше 10 лет)_________________________________
(цифрамии прописью) (цифрами и прописью)
по личномусоставу_____________________________________.
(цифрамии прописью)
Наименованиедолжности работника
архиваорганизации, составившего реестрописей Подпись Расшифровка подписи
Дата
Руководительархива организации
(лицоответственное за архив) Подпись Расшифровкаподписи
Дата
Форма реестра описей
Приложение 27 к п. 6.3.3.
__________________________________________________________________________________
(Наименование организации)
__________________________________________________________________________________
(Название архива организации)
КНИГА
учета поступления и выбытия
страхового фонда и фонда пользования
Том №_______________________
Начат_______________________
Окончен ____________________
Формат А4 (210*297 мм)
Форма титульноголиста книги учета поступления и выбытия
страхового фондаи фонда пользования
Продолжение приложения 27
| № п/п | Дата поступления или выбытия ед.хр. СФ | Название и №, дата документа, по которому поступили или выбыли ед.хр. СФ | Дата копирования | Номера фондов | Номера описей | Кол-во ед.хр. подлинников, включенных в единицу хранения страхового фонда | Сведения о страховом фонде (кол-во ед.хр) | Сведения о фонде пользования (кол-во ед. хр) | Примечание | ||
| поступило | выбыло | поступило | выбыло | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Итогопоступило в _____________году________________________________ед.хр. страхового
(цифрамии прописью)
фонда,____________________________________________________ ед.хр. фондапользования;
(цифрамии прописью)
выбыло_________________________________________________ед.хр. страхового фонда
(цифрамии прописью)
и______________________________________________________ед.хр.фонда пользования.
(цифрамии прописью)
Наименованиедолжности лица,
составившегогодовую итоговую
запись Подпись Расшифровкаподписи
Руководительархива
(лицо,ответственное за архив) Подпись Расшифровкаподписи
Дата
Формат А4 (210*297 мм)
Пигментный фонд листьев Citrus × aurantium L. в оранжерейной культуре
Исследована сезонная динамика пигментного фонда листьев у вечнозеленого растения, вида гибридного происхождения, представителя рода Citrus L. кислого апельсина (Citrus aurantium L.), в условиях оранжерейной культуры
Впервые приводятся результаты исследований сезонной динамики суммарного содержания и соотношений фотосинтетических пигментов (хлорофиллы a и b, каротиноиды), которые имеют важное научное и практическое значение в оценке особенностей функционирования цитрусовых при культивировании их в условиях искусственного климата. Содержание фотосинтетических пигментов в листьях определяли в ацетоновых вытяжках спектрофотометрическим методом с использованием СФ Shimadzu UV2401 PC
Концентрацию хлорофиллов a662, b644, каротиноидов Car440,5 рассчитывали по ХольмуВеттштейну для 100 ацетона на единицу массы (мг/г), в от сырой массы и на единицу площади листьев (мг/см2).Самые высокие абсолютные значения сухой массы листьев, суммарного содержания фотосинтетических пигментов: хлорофиллы, ка…
Делопроизводство и архивное дело
В зависимости от функциональных целей организации используются следующие типы архивов:
- центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций;
- центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
- объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
- архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
Архивы могут различаться в зависимости от подлежащего хранению в архиве состава документации:
- архив управленческой документации;
- научно-технический архив;
- аудиовизуальный архив;
- архив документации на электронных носителях.
Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.
К основным решаемым задачам архива организации относятся:
- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
- учет и обеспечение сохранности документов;
- создание научно-справочного аппарата к документам архива;
- использование хранящихся в архиве документов;
- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы РФ.
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
- ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;
- принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
- организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
- организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
- участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования архивов.
Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
Перечень документов которыми оперирует архив в работе:
Текст документа:
Утвержден постановлением Минюста от 24.05.2012 N 143
Форма листа фонда
_______________________________________________________
(наименование организации, в которой хранится фонд)
ЛИСТ ФОНДА N ________
__________________________________________
(дата первого поступления документов фонда)
---------------------------------------------------------------------------
¦ Крайние даты каждого ¦ Название фонда ¦
¦ названия фонда ¦ ¦
+--------------------------+----------------------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+--------------------------+----------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
---------------------------+-----------------------------------------------
1. Учет неописанных документов
-----------------------------------------------------------------------------
¦ ¦Название, ¦ Поступление ¦ Выбытие ¦ Наличие ¦
¦ ¦ номер и ¦ ¦ ¦ (остаток) ¦
¦ ¦ дата +----------------------+----------------------+-----------+
¦ Дата ¦документа,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦записи¦ по ¦Количество ¦ Крайние ¦Количество ¦ Крайние ¦Всего дел, ¦
¦ ¦ которому ¦ дел, ¦даты дел и¦ дел, ¦даты дел и¦документов,¦
¦ ¦поступили ¦документов,¦документов¦документов,¦документов¦ листов ¦
¦ ¦или выбыли¦ листов ¦ ¦ листов ¦ ¦ ¦
¦ ¦документы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+----------+-----------+----------+-----------+----------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+------+----------+-----------+----------+-----------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
-------+----------+-----------+----------+-----------+----------+------------
2. Учет описанных документов
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
¦ ¦ ПОСТУПИЛО ¦ ВЫБЫЛО ¦ НАЛИЧИЕ (ОСТАТОК) ДЕЛ ¦ ¦
¦ +--------------------------+-----------------------------------------------+------------------------------------------------------------------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦в том числе по¦ ¦ ¦ ¦ ¦ временного ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Основание ¦ ¦ описям, ¦ ¦ ¦ постоянного хранения ¦ по личному ¦(свыше 10 лет)¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦Наз- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ утвержденным ¦ ¦ ¦ ¦ составу ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦вание¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ЭМК (ЭПК) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Микрофиль- ¦
¦Дата ¦ Но- ¦Крайние¦описи¦ ¦ +-------------------+ +--------------+ ¦ По +-----------------------------+--------------+--------------+ мировано ¦
¦запи-¦ мер ¦ даты ¦дел, ¦Коли- ¦Номер¦ ¦ ¦ ¦Коли- ¦ ¦ ¦ По ¦фонду¦ ¦ ¦ из них по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дел ¦
¦ си ¦описи¦ дел ¦анно-¦чество¦описи¦ ¦ ¦ ¦чество¦ ¦ ¦данной¦ в ¦ ¦ ¦ описям, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦постоянного¦
¦ ¦ дел ¦ описи ¦тация¦ дел ¦ дел ¦Наз- ¦Дата ¦Индекс ¦ дел ¦коли- ¦крайние¦описи ¦целом¦коли- ¦крайние¦ утвержденным ¦коли- ¦крайние¦коли- ¦крайние¦ хранения ¦
¦ ¦ ¦ ¦доку-¦ ¦ ¦вание¦доку-¦(номер)¦ ¦чество¦ даты ¦ ¦ ¦чество¦ даты ¦ ЭМК (ЭПК) ¦чество¦ даты ¦чество¦ даты ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦мен- ¦ ¦ ¦доку-¦мента¦ доку- ¦ ¦ дел ¦ дел ¦ ¦ ¦ дел ¦ дел +--------------+ дел ¦ дел ¦ дел ¦ дел ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ тов ¦ ¦ ¦мента¦ ¦ мента ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦коли- ¦крайние¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чество¦ даты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+-----+-------+-----+------+-----+-----+-----+-------+------+------+-------+------+-----+------+-------+------+-------+------+-------+------+-------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦ 16 ¦ 17 ¦ 18 ¦ 19 ¦ 20 ¦ 21 ¦ 22 ¦ 23 ¦
+-----+-----+-------+-----+------+-----+-----+-----+-------+------+------+-------+------+-----+------+-------+------+-------+------+-------+------+-------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
------+-----+-------+-----+------+-----+-----+-----+-------+------+------+-------+------+-----+------+-------+------+-------+------+-------+------+-------+------------
АКТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ ФОНДА
<Организация А>
ФОНД N __
АКТ N 1
дата
адрес нахождения архива
Фонд _____________
Основание: смена лица, ответственного за архив
Проверка проводилась с 21 июня по 30 июня 2010 г.
Проверкой установлено:
- Всего числится по описям
- По личному составу: сто пятнадцать дел
- По лицевым счетам: сорок девять дел
- Постоянного срока хранения: _______________
- По личным делам: двести пятнадцать,
в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения:
- По личному составу: сто пятнадцать дел
- По лицевым счетам: сорок девять дел
- Постоянного срока хранения: _______________
- По личным делам: двести пятнадцать.
- Всего не оказалось в наличии ноль дел, в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения ноль дел.
- Имеют литерные номера:
- Неучтенные в итоговых записях описей ноль дел,
- Неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел.
- Пропущено номеров:
- Неучтенные в итоговых записях описей ноль дел,
- Неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел.
- Неправильно подложенных дел, относящихся к другим фондам, ноль дел.
- Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
- По личному составу: сто пятнадцать дел
- По лицевым счетам: сорок девять дел
- Постоянного срока хранения: _______________
- По личным делам: двести тринадцать.
- Имеет не включенных в описи дел:
- По личному составу: пятьдесят два дела
- По лицевым счетам: сорок восемь
- Постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел
- По личным делам: ноль.
- Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии:
- По личному составу: сто шестьдесят семь дел
- По лицевым счетам: девяносто семь дел
- Постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел
- По личным делам: двести тринадцать,
из них:
- требующих дезинфекции: 0 дел,
- требующих дезинсекции: 0 дел,
- требующих реставрации: 0 дел,
- требующих переплета и подшивки: 0 дел,
- требующих восстановления затухающих текстов: 0 дел,
- неисправимо поврежденных: 0 дел,
- требующих технической обработки: 0 дел,
- выдано во временное пользование: 0 дел.
- Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
- В ходе осмотра помещения архива были выявлены нарушения режима хранения документов: установлена повышенная влажность воздуха — 73% (при норме 50 — 55%); отсутствуют отопительная и вентиляционная системы, что затрудняет воздухообмен в помещении без окон. Также заметно длительное отсутствие влажной уборки (на полу и полках пыль).
- В ходе осмотра помещения архива и дел были выявлены нарушения в размещении документов в хранилище: не систематизированы и не разложены по коробкам дела постоянного срока хранения за 2005, 2006, 2007 г.; дела по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 гг.; дела по личному составу за 2006, 2007 гг.
- Наличие стихийно расположенной бухгалтерской документации.
- Также выявлено отсутствие реестра описей; описей дел по личному составу за 2006 (19 дел), 2007 (23 дела) гг.; описи дел постоянного срока хранения за 2006 (95 дел), 2007 (95 дел), 2005 гг. (9 дел), описи дел по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 г. (48 дел).
- Обнаружены дела по личному составу с 1994 по 1998 г., прошитые, но не включенные в опись дела, не имеют индексов. Также обнаружено одно дело по личному составу за 1988 г. — приказы горисполкома.
- Два дела личных дел руководителей отсутствуют. Дело Иванова В.П. передано в управление госслужбы (акт от 31.07.2007). Дело Петрова Н.А. передано в управление госслужбы (Письмо от 31.03.2005 N 04-48-44).
Проверку провели:
|
Ведущий специалист |
Е.М. Иванова |
|
Руководитель секретариат |
Н.И. Седова |
Также в дело фонда могут быть включены акты: акт возврата документов собственнику, акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, акт о неисправимых повреждениях документов.
Исторические справки к фондам раскрывают особенности государственного устройства, которые влияют на состав документов фонда (например, структура органа власти), т.е. внешние проявления общественной жизни: реформы, социальные явления и пр. Данный документ необходим для установления исторической действительности, фактов, которые сформировали особенности комплектования фонда. Исторические справки носят описательный характер, могут содержать указания на нормативно-распорядительные документы по вопросам архивного дела, об изменениях в структуре органа, о реорганизации или ликвидации и др.
Итак, документы архивного учета — это связующее звено между архивным документом как материальным носителем информации и конкретными действиями, направленными на его создание, учет, хранение и использование.
Приложение 1
Скачать образец документа
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
ЛИСТ ФОНДА N ______________
_______________________________________ ______________________________
(Местонахождение фонда (наименование (Дата первого поступления
организации, где хранится фонд)) документов фонда)
---------------------------------T-----------------------------------¬
¦ Крайние даты ¦ Название фонда ¦
¦ каждого названия фонда ¦ ¦
+--------------------------------+-----------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+--------------------------------+-----------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
L--------------------------------+------------------------------------
1. Учет неописанных документов
-------T-------------------T---------------T---------------T---------¬
¦ Дата ¦Название, N и дата ¦ Поступление ¦ Выбытие ¦ Наличие ¦
¦записи¦документа, по ¦ ¦ ¦(остаток)¦
¦ ¦которому поступили +-------T-------+-------T-------+---------+
¦ ¦или выбыли докумен-¦Кол-во ¦Крайние¦Кол-во ¦Крайние¦Всего ед.¦
¦ ¦ты ¦ед. хр.¦даты ¦ед. хр.¦даты ¦ хр. ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+-------------------+-------+-------+-------+-------+---------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+------+-------------------+-------+-------+-------+-------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L------+-------------------+-------+-------+-------+-------+----------
Форма листа фонда
2. Учет описанных документов
-----T-----T-------T----------T------T----------------------------T--------------------------------------T----------¬
¦Дата¦Номер¦Крайние¦ Название ¦Посту-¦ Выбытие ¦ Наличие (остаток) ¦Микрофиль-¦
¦за- ¦описи¦ даты ¦описи или ¦пило +---T----------T-------------+---T----------------------------------+мировано ¦
¦писи¦ дел ¦ дел ¦аннотация ¦дел ¦Дел¦Основание ¦В том числе ¦ед.¦ В том числе ¦дел посто-¦
¦ ¦ ¦описи ¦документов¦ ¦ ¦ выбытия ¦по описям, ¦хр.+----------------------T-----------+янного ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(название,¦утвержден- ¦ ¦ постоянного хранения ¦ по л/с ¦хранения ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дата, N ¦ным ЭПК ¦ +---T--T---------------+---T-------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документа)+-------T-----+ ¦ ¦ ¦из них по опи- ¦ед.¦крайние¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ед. хр.¦край-¦ ¦ ¦ ¦сям, утвержден-¦хр.¦ даты ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ние ¦ ¦ ¦ ¦ным ЭПК ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦даты ¦ ¦ ¦ +-------T-------+ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ед. хр.¦крайние¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ даты ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-----+-------+----------+------+---+----------+-------+-----+---+---+--+-------+-------+---+-------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10¦ 11¦12¦ 13 ¦ 14 ¦15 ¦ 16 ¦ 17 ¦
+----+-----+-------+----------+------+---+----------+-------+-----+---+---+--+-------+-------+---+-------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+-----+-------+----------+------+---+----------+-------+-----+---+---+--+-------+-------+---+-------+-----------
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма листа фонда
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Разное: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Разное» по всему сайту
- «Форма листа фонда учета (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда)».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Форма листа фонда таможенного органа
- Форма листа фонда в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
- Форма листа-заверителя дела Федеральной службы по надзору в сфере природопользования
- Форма листа-заверителя дела в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта
- Форма листа-заверителя дела для учета количества листов в деле
- Форма листа-заверителя дела Роспатента
- Форма листа-заверителя дела Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
- Форма листа-заверителя дела в Федеральном агентстве морского и речного транспорта (Росморречфлоте)
- Форма листа-заверителя дела в центральном аппарате Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации
- Форма листа-заверителя дела в центральном аппарате Минтранса РФ
Составление и оформление архивных описей дел
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. 1
Описи составляются отдельно:
- на дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела по личному составу;
- дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела , научные отчеты по темам и т.п.).
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. 2
В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. 3
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Форма описи дел структурных подразделений приводится в приложении 12 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.
Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части);
- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
- даты дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела.
При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;
- порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 4
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). 5
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели. 6
На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения. Порядок составления и оформления годового раздела сводной описи описан в разделе 3.7. Основных правил работы архивов организаций.
Дополнительная информация: