Порядок замены фискального накопителя

Проблемы при эксплуатации ФН и их устранение

При эксплуатации накопителей могут возникать ошибки, все они приводят к блокировке работы кассового аппарата. А предпринимателю, который это допустил или не предпринял все необходимые действия по их устранению, может грозить штраф.

При возникновении ошибки на экране кассы и на чеке появится соответствующий код. В инструкции по эксплуатации ККТ можно найти все виды ошибок к определенной модели и методы их устранения.

Чаще возникают ошибки 210-218, 225, 232, 235, 236, 237. Их расшифровка такая:

Самое главное, что стоит помнить – если касса показывает ошибку, то предприниматель не сможет выдать покупателю чек. А если не выдавать чеки – то можно попасть под штраф от ФНС. Поэтому стоит реагировать на любые ошибки и стараться их максимально оперативно исправить.

В каких случаях накопитель может заблокироваться

Чаще всего накопители блокируются, когда заканчивается их срок службы, но бывают и другие ситуации. Расскажем, из-за чего может быть заблокирован ФН и как не допустить таких ситуаций:

• Нет передачи данных в налоговую. Обычно это происходит, когда нет связи с интернетом или касса сломалась. ФН заблокируется, если данные не поступают в ФНС более 30 дней.

  Как исправить ситуацию: подключиться к интернету, а в будущем – следить за стабильностью соединения. ФН разблокируется автоматически после первой передачи данных в налоговую.

• Переполнена память ФН. Как было ранее сказано, срок службы, который указан в паспорте – это максимальный срок работы. Если чеков выставляется много, то память может заполнится быстрее.

  Как исправить ситуацию: выход только один – замена ФН на новый.

• Вовремя не закрытая смена на онлайн-ККТ. Рабочая смена не может быть более 24 часов. При условии, что кассир не закрыл вовремя смену, накопитель может заблокироваться.

  Как исправить ситуацию: ежедневно проверять закрытие смены.

Решение некоторых из самых распространенных проблем можно найти в паспорте к накопителю или на сайте производителя.

Когда необходима замена фискального накопителя?

Есть несколько случаев, при которых замена ФН требуется внепланово.

Номер в электронной памяти накопителя иной, чем заводской номер устройства в техпаспорте

ФН дает возможность однократного внесения таких данных – при регистрации онлайн-кассы. Если номер вы укажите с ошибками, фискальный накопитель необходимо будет менять.

Обновление кассового софта или перепрошивка оборудования до ФФД версии 1.1 или 1.05

В кассовой технике, установленной до 01.07.2017 года, прошивка 1.0. Эта версия была актуальна до 01.01.2019 года. При перепрошивке ККТ, владельцам касс нужно было обновлять и фискальный накопитель.

Совет: обновляйте ФН одновременно с перепрошивкой ККТ.

Если ваша «виртуальная» касса подключена к кассовой программе, то обновляя прошивку, рекомендуем заменять также этот софт.

Поломка ФН

Если не удается восстановить информацию из памяти устройства, его необходимо отдать выпускающей компании. Последняя обязана восстановить и предоставить в Федеральную Налоговую Службу РФ сведения с неисправных фискальных накопителей.

Замена собственника ККТ, в которой установлен фискальный накопитель

Один ФН может использоваться лишь одним идентифицируемым по номеру ИНН налогоплательщиком – в фискальном накопителе выполняется соответствующая запись.

Если кассовой оборудование находится в распоряжении обособленного подразделения, но разговора о смене собственника не будет. Так как у подразделения и головного офиса будет один и тот же идентификационный номер налогоплательщика.

Прошел период ФН действия, установленный законом

Период действия фискального накопителя может быть разным, с учетом выбранной собственником онлайн-кассы системы налогообложения. Есть модели, работающие в течение 15 месяцев и 36 месяцев. По истечению регламентированного периода, память ФН блокируется: пробивание чеков уже невозможно.

Еще раз отметим, что зачастую ККТ сами предупреждают владельцев о том, что скоро (примерно через один-два месяца) предстоит обновлять фискальный накопитель. Однако в целях предупреждения любых неожиданностей, например, дефицита ФН на рынке, советуем «вручную» считать период действия устройств и заранее заботиться об их покупке.

Заполнение памяти ФН

Чаще всего в программном обеспечении кассовой техники имеется функция контроля над объемом свободной памяти фискального накопителя. Владелец информируется о том, что в скором времени рабочие ресурсы памяти будут исчерпаны.

Оценив скорость заполнения памяти, можно определить лучшее время для заблаговременного приобретения нового ФН.  

Оставьте заявку, и наши специалисты произведут замену фискального накопителя в кратчайшие сроки

Зачем нужен ФН

Кассы с фискальными накопителями заменили устаревшие ЭКЛЗ-модели. Многие задают вопрос, в чем разница между онлайн-кассами с ФН и без ФН. В старых ККМ все данные записывались на ленту, которую в конце налогового года предприниматели отвозили ФНС. Это доставляло ряд неудобств как налоговым органам, так и владельцам. Кроме того, на ленте не сохранялись сведения о категории товара. С конца 2021 года на новые кассовые аппараты, оснащенные современными чипами, должны перейти абсолютно все юр.лица и ИП. Владельцам больше не придется отвозить ленту в ФНС, а государство сможет оперативно отслеживать изменение цен в разных сферах торговли и регионах. Онлайн-касса с фискальным накопителем выполняет следующие задачи:

• формирует чек;
• отправляет электронную версию документа на телефонный номер или электронную почту покупателя (если покупка совершена через интернет);
• печатает на бумажном чеке QR-код, который можно считать с помощью смартфона.

Таким образом, фискальный накопитель — это чип, на который записываются данные о каждой продаже. Данные передаются оператору, он их проверяет, а затем отправляет в налоговую. После этого ОФД отправляет электронный чек клиенту. В процессе вся информация шифруется криптографическим микроконтроллером.

Возможности фискального накопителя в онлайн-кассах

Проблема старых ЭКЛЗ была в том, что их легко можно было вскрыть и подделать результаты данных. Этим стали пользоваться недобросовестные предприниматели, из-за чего налоги начислялись не в полной мере. Пришедшие им на замену онлайн-кассы отличаются надежностью, но что еще важнее — они имеют фискальный накопитель. Корпус ККТ устроен таким образом, что при попытке его взломать не повредить ФН очень сложно. Исправить данные не получится и через сеть благодаря мастер-ключу фискального признака. У ФН также можно выделить следующие функции:

• Запись данных и их хранение.
• Шифрование информации о кассовых операциях.
• Передача сведений об операциях, Х- и Y-отчетов, данных о стоимости товаров в ОФД, а затем в налоговый орган.
• Хранение мастер-кода.

Обратите внимание! Информация на накопителе сохраняется даже при отсутствии электропитания

Преимущества ФН

У онлайн-кассы с фискальным накопителем множество плюсов:

• Объем памяти. ЭКЛЗ обладали всего 4 Мб памяти, из-за чего могли хранить весьма ограниченный объем информации. Современные чипы обладают куда большей вместимостью и могут хранить до 256 Мб данных. Если переводить это в чеки, то получится, что одного ФН хватит примерно на 650 000 документов.
• ФН могут отразить все сделки, следовательно, налоговая вовремя получает все данные о движении средств. Это исключает подделку бухгалтерских документов.
• ФН можно менять самостоятельно. В отличие от ЭКЛЗ, накопитель просто достается и вставляется, что позволяет сократить расходы на обслуживание.
• Данные хранятся на ФН и в налоговой, поэтому у предпринимателей больше нет необходимости хранить чеки.
• ОФД отсылает данные о сделке клиентам сразу после покупки. Имея на руках чек, пусть и электронный, покупателям легче вернуть или обменять некачественную продукцию.
• ИП больше не нужно заполнять кассовую книгу, что избавляет от траты времени на бумажную волокиту.

Онлайн-касса

Несмотря на то, что приобретение кассы с накопителем нельзя назвать дешевой затеей, все же это более удобно, чем привычные аппараты с ЭКЛЗ.

Порядок замены ФН

Замена накопителей производится:

• сотрудниками сервис-центра;
• ответственным за кассовое оборудование сотрудником компании.

Как правило, если на кассу действует гарантия, приглашаются специалисты сервис-центра. Возможна самостоятельная замена, в соответствии с рекомендациями производителя.

Закрытие архива ФН

Перед процедурами по смене модуля необходимо завершение текущей смены, а затем закрытие архива, снимаемого ФН. Одновременно автоматически формируется отчет о закрытии этого СКЗИ. Кассовый терминал, подключенный к интернету, передает пакет информации о проведенных процедурах в ОФД. Затем следует проверить статус «Количество непереданных ФД» – не должно быть ни одной записи.

Открывается программа регистрации ККМ. Выбирается пункт «Закрыть архив». Следует убедиться, что на кассовом терминале установлено правильное время. Если есть различия, запускается процесс «Синхронизировать с компьютером».

Нажимается пункт «Далее», закрытие архива подтверждается командой «Выполнить». Происходит автоматическое формирование документа с фискальным признаком. Сформированный пакет должен полностью загрузиться на сервер ОФД.

Важно! В ОФД должны быть переданы все сформированные квитанции. Иначе при закрытии архива появятся сообщения об ошибках, операция будет отменена

Отмена также произойдет, если терминал не получит ответа от ОФД-сервера. Новые СКЗИ устанавливаются только после передачи в ОФД отчетов по закрытым архивам.

Физическая замена ФН

Последовательность процедур при физической замене зависит от модели кассового терминала. Обычно выполняется несколько действий:

• отключение от сети;
• открытие крышки принтера;
• снятие чековой ленты;
• открытие отсека для ФН, расположенного у задней стенки принтера;
• отключение, извлечение старого накопителя;
• установка нового СКЗИ;
• закрытие отсека;
• установка чековой ленты;
• закрытие крышки принтера.

После завершения процедур кассовый терминал включается и загружается. Старые модули после извлечения хранятся 5 лет (п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ).

Пошаговая инструкция замены фн и перерегистрации ккт в фнс через офд:

Далее в ЛК ОФД во вкладке «Управление кассами» установите флажок напротив нужной кассы и нажмите на кнопку «Регистрация в ФНС». В появившемся выпадающем меню выберите «Перерегистрировать».

Рисунок 80. Перерегистрация в ФНС зарегистрированной и активированной ККТ

Введите сведения в обязательные для заполнения поля, отмеченные звездочкой (*) на открывшейся странице «Перерегистрация ККТ в ФНС». Установите в поле «Причины перерегистрации ККТ» флажок «Замена фискального накопителя». 

Примечание: На данный момент в поле «Должность лица, подписавшего заявление» можно выбрать только «Генеральный директор» (для ЮЛ)/«Индивидуальный предприниматель» (для ИП). В поле «Методы перерегистрации в ФНС» можно выбрать только «Первый ОФД». Остальной функционал находится в разработке.

Далее нажмите на кнопку «Создать». Для успешной подписи заявления для перерегистрации ККТ в ФНС установите плагин для работы с КЭП. После чего подпишите и отправьте данное заявление. При этом перерегистрируемая касса будет иметь состояние в ФНС «Ожидается отправка». Если вы не зарегистрированы в Информационном реестре участников документооборота (ИРУД), то после подписания вами заявления на перерегистрацию ККТ совместно с отчетом о закрытии фискального накопителя будет происходить автоматическая регистрация в ИРУД. После завершения регистрации в ИРУД состояние ККТ сменится на «Заявление и отчет о закрытии ФН отправлены в ФНС».

• После принятия ФНС на рассмотрение заявления на перерегистрацию ККТ совместно с отчетом о закрытии фискального накопителя состояние ККТ изменится на «Заявление принято на рассмотрение в ФНС»;
• В случае отрицательного ответа от ФНС после рассмотрения заявления перерегистрируемая ККТ будет иметь следующие состояния:
• «Предоставьте отчет о закрытии ФН» – в случае отправки некорректно заполненного отчета о закрытии фискального накопителя. При получении данного ответа исправьте ошибки в отчете о закрытии ФН, подпишите его и отправьте его повторно;
• «Отказ в приеме заявления о перерегистрации» – в случае неверно поданных данных в заявлении на перерегистрацию ККТ. При получении данного ответа начните процедуру перерегистрации ККТ вновь, исправив присланные ФНС замечания, указанные на странице настроек данной кассы или во вкладке «Документы»;

В случае положительного ответа от ФНС после рассмотрения заявления перерегистрируемая ККТ будет иметь состояние «Предоставьте отчет об изменении параметров регистрации». 

• Замените на кассе старый ФН на новый;
• Сформируйте отчет об изменении параметров регистрации на ККТ. Если касса подключена к интернету, то ОФД получит данный отчёт автоматически.
• Далее в ЛК ОФД перейдите одним из способов к форме заполнения отчета об изменении параметров регистрации:

• • Введите сведения во все обязательные для заполнения поля, отмеченные (*). Нажмите «Подписать». Далее осуществите подпись и отправку отчета;
  • После получения ФНС данного отчета ККТ примет состояние «Отчет об изменении параметров регистрации получен ФНС». После принятия данного отчета на рассмотрение в ФНС состояние ККТ изменится на «Отчет об изменении параметров регистрации принят на рассмотрение в ФНС».
  • После проверки отчета об изменении параметров регистрации на стороне ФНС и получении положительного ответа, ККТ перейдет в состояние «Зарегистрирована». При этом касса продолжит работать по ранее установленному тарифному плану. Сразу после перехода ККТ в данное состояние ОФД начнет передавать  сведения по данной кассе в ФНС.
  • При получении отрицательного ответа после рассмотрения отчета об изменении параметров регистрации в ФНС касса перейдет в состояние «Предоставьте отчет об изменении параметров регистрации». Исправьте недочеты в отчете, подпишите его и повторно отправьте в ФНС.

Сколько стоит

Стоимость фискального накопителя для онлайн-касс зависит от срока, на который он рассчитан:

• чип на 15 месяцев обойдется в 7500 р.*;
• на 36 месяцев — в 11 000 р.

При этом нужно учитывать также стоимость подключения онлайн-кассы и замены ФН. Купить накопитель можно у производителей кассовых аппаратов, операторов фискальных данных и сторонних производителей. Перед покупкой нужно удостоверится, что у компании есть сертификат на выпуск регистраторов, а сами чипы внесены в реестр ФНС.

Федеральная налоговая служба предъявляет к ФН ряд строгих требований, а в случае их нарушения может выписать штраф:

• Если предприниматель не пришлет в налоговую заявление о замене ФН, то его ждет штраф от 1,5 до 10 тысяч рублей.
• Если накопитель используется в кассе, не соответствующей требованиям закона, то бизнесмену выпишут штраф в размере от 25 до 50 % полученной прибыли, но не менее 10 000 р.

Обратите внимание! Наказания за покупку накопителя меньшего срока не будет. То есть ИП, работающий на спецрежиме, вполне может использовать чип на 36 месяцев

Принцип работы накопителя

В июле 2021 года закончится отсрочка для некоторых категорий ИП и онлайн-кассы будут использоваться повсеместно. Поэтому вопрос о том, что это такое — фискальный накопитель — становится все более актуальным. ФН, которые используются внутри ККТ, хранят, шифруют и передают информацию в налоговую. Чтобы во время эксплуатации не возникло проблем их необходимо вовремя менять и регистрировать.

*Указанные цены актуальны на октябрь 2019 года.

Виды фискальных накопителей, актуальные на 2023 год

При выборе ФН нужно обращать внимание на модель и срок действия. В 2023 году зарегистрировать можно только фискальные накопители нового образца и сроком действия на 15 или 36 месяцев

Однако существуют и другие виды устройств, поэтому перед покупкой нужно убедиться, что конкретная модель соответствует требованиям законодательства.

По сроку службы

Фискальные накопители имеют свой срок действия, который указан в паспорте на второй странице. В паспорте указывается максимальный срок службы, однако по факту может получиться и меньше – все зависит от объема продаж и выставленных чеков. После того, как максимальный срок службы закончится, фискальный накопитель нужно менять. Даже если его память не заполнена, а по кассе проведено совсем немного операций.

С точки зрения предпринимателя выгоднее покупать ФН с максимальным сроком службы (в пересчете на месяцы они будут дешевле), но это возможно не всегда.

13 месяцев

Срок службы таких накопителей не превышает 13 месяцев. Эта модель использовалась несколько лет назад, сейчас регистрация таких моделей сейчас невозможна. В продаже таких моделей тоже уже нет. Кроме того, не существует уже накопителей и на 18 месяцев.

15 месяцев

Эти накопители пришли на смену ФН со сроком в 13 месяцев. Работающие до 15 месяцев накопители обязаны применять компании и предприниматели, которые продают подакцизные товары.

Также их могут использовать ООО и ИП, которые:

• работают только на общей системе налогообложения или совмещают ее с ПСН или ЕСХН;
• работают сезонно;
• работают в отдаленных местностях – то есть, без подключения к интернету в автономном режиме.

Как видно, сюда подпадают, например, супермаркеты и крупные магазины, а также небольшие точки, которые продают, например, табачные изделия.

36 месяцев

Второй вариант, который остался в продаже и доступен к регистрации – это модели накопителей со сроком службы 36 месяцев. Их используют ИП и фирмы, применяющие спецрежимы: упрощенную систему налогообложения (УСН), патентную систему (ПСН) или единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН), а также оказывающие услуги.

Вправе использовать такие накопители некоторые компании и ИП на общей системе налогообложения (зависит от модели), а также работающие в автономном режиме и при сезонных работах. Например, подойдет такой ФНС для службы доставки, парикмахерской или ателье.

Разницу между этими двумя вариантами понять не так просто, но она наглядно показана здесь:

По модели

ФН различаются не только по сроку службы, но и по моделям. Причем компании и предприниматели могут использовать накопители только тех моделей, которые указаны в реестре, размещенном на сайте ФНС.

Основное отличие моделей – с каким форматом фискальных документов (ФФД) он работает. ФФД – форма, в которой реквизиты по операции размещаются на чеках и других документах.

ФН-1.0

ФН старого образца, которые можно было регистрировать до 6 августа 2021 года со сроком до 36 месяцев и которые можно использовать до истечения срока. Затем их обязательно нужно менять на чип нового поколения. То есть, сейчас зарегистрировать модель ФН-1.0 уже не получится, да и в продаже их нет.

ФН-1.1М

Фискальные накопители ФН-1.1М поддерживают следующие форматы данных: 1.0, 1.05, 1.1 и 1.2. Утверждены и включены в реестр всего две модели таких накопителей:

1. ФН-1.1М исполнение Ин15-1М.
2. ФН-1.1М исполнение Ин36-1М.

В таблице сравним основные характеристики этих ФН:

ФН-1.2

Накопители модели ФН-1.2 поддерживают три формата данных: 1.05, 1.1 и 1.2. Это новые модели, которые были добавлены в реестр 12 сентября 2022 года.

В реестре их шесть:

1. ФН-1.2 исполнение Эв15-3
2. ФН-1.2 исполнение Эв36-3
3. ФН-1.2 исполнение Ин15-3
4. ФН-1.2 исполнение Ин36-3
5. ФН-1.2 исполнение Ав36-3
6. ФН-1.2 исполнение Ав15-3

В таблице приведены основные характеристики этих ФН:

2. Проверьте соединение с ОФД

Перед закрытием архива все чеки должны быть переданы оператору фискальных данных.

1. Для выхода на рабочий стол сверните кассовую программу, нажав сервисную кнопку Круг в нижней части экрана;

2. Откройте приложение MSPOS-Expert ;

3. Для авторизации укажите последние 4 цифры серийного номера оборудования (SN);

4. Откройте Меню → Статус → вкладка Статус → Состояние ОФД ;

5. В строке Документов в очереди значение должно быть равно нулю.

1. Для выхода на рабочий стол сверните кассовую программу, нажав сервисную кнопку Круг в нижней части экрана;

2. Откройте приложение Кассовое Ядро ;

3. Убедитесь, что на главной странице отсутствует ошибка отправки данных в ОФД.

1. Для выхода на рабочий стол сверните кассовую программу, нажав сервисную кнопку Круг в нижней части экрана;

2. Откройте приложение Фискальное ядро ;

3. Для авторизации укажите логин — Админ и пароль — 1234 ;

4. Нажмите на три горизонтальные черты в левом углу → Смены и нажмите кнопку « + »;

5. Выберите Отчет о состоянии расчетов ;

6. В строке Непереданных ФД значение должно быть равно нулю.

1. Для выхода на рабочий стол сверните кассовую программу, нажав сервисную кнопку Круг в нижней части экрана;

2. Откройте приложение ККТ ;

3. Для авторизации укажите номер кассира — 99 и пароль — 99 ;

4. Откройте Меню → Отчеты и выберите Отчет о количестве ФД без квитанции ;

5. Нажмите кнопку Построить отчет ;

6. В строке Неподтвержденных ФД значение должно быть равно нулю.

1. Запустите системную утилиту Тест драйвера ККТ ;

2. Установите галочку в чекбокс Включено и нажмите кнопку Свойства ;

3. Включите функцию Автоматически восстанавливать связь с ККТ , выберите канал связи (USB / COM / TPC) и нажмите кнопку Проверка связи ;

4. В поле Результат отобразится модель ККТ;

5. Нажмите кнопку Ок ;

6. Откройте раздел Отчеты и выберите тип отчета Тест связи с ОФД ;

7. Нажмите кнопку Сформировать отчет ;

8. На распечатанном чеке в строке Непереданных ФД значение должно быть равно нулю.

1. Запустите системную утилиту Fito ;

2. Откройте вкладку Сервис и нажмите кнопку Запрос состояния ФН ;

3. В правой части окна нажмите кнопку Считать из ККТ ;

4. В строке Количество неотправленных документов значение должно быть равно нулю.

1. Запустите системную утилиту Тест драйвера ФР ;

2. Нажмите кнопку Настройка свойств ;

3. Выберите необходимый тип подключения и скорость соединения;

4. Нажмите кнопку Проверка связи ;

5. В поле Код ошибки отобразится модель ККТ;

6. Перейдите в раздел ФН → вкладка ОФД , и нажмите кнопку Получить статус инф. обмена ;

7. В строке Количество сообщений для ОФД значение должно быть равно нулю.

1. Включите оборудование с помощью переключателя, находящегося на задней стенке;

2. Дважды нажмите клавишу ИТ ;

3. На дисплее отобразится главное меню, содержащее следующие пункты:

> Кассовый режим; > Отчеты ФН; > Нефиск. отчеты; > Прог. ФН и ОФД; > Программирование; > Программиров. баз

Переход по пунктам меню осуществляется с помощью клавиш « + » / « — »

4. Выберите пункт Отчеты ФН и нажмите клавишу ИТ ;

5. На дисплее появится сообщение «Отчеты ФН пароль». Введите пароль (по умолчанию 22 ) и нажмите клавишу ИТ ;

6. Откроется подменю, содержащее пункты:

> Закрыть смену — закрытие смены; > Док. ФН по ном. — печать документов из ФН по номеру; > Док. ФН за смену — печать документов из ФН за смену; > Отчеты о рег. — печать отчета о регистрациях ККТ; > Состояние ФН — отчет о текущем состоянии расчетов.

7 . Выберите пункт Состояние ФН и нажмите клавишу ИТ ;

8 . На распечатанном чеке в строке Непереданных ОФД значение должно быть равно нулю.

Как работает фискальный накопитель

Фискальный накопитель позволяет сформировать отчет, создать признак (ключ) документа, зашифровать данные и передать их. Благодаря встроенной памяти вся информация на нем хранится весь период использования и не может быть изменена.

Работает всё это поэтапно так:

1. Кассир вводит данные о покупке в кассовый аппарат и проводит ее.
2. Если операция прошла успешно, то программное обеспечение кассы сформирует чек. Информация поступит после завершения транзакции с данными о расчетах на ФН.
3. Фискальный накопитель присвоит ему признак и из обычного чека сделает полноценный отчет о покупке в зашифрованном виде.
4. Зашифрованные документы ФН сохранит у себя, документ перенаправит обратно в ПО кассового аппарата.
5. Если интернет работает стабильно, отчет поступает к ОФД.
6. Оператор передает отчеты в налоговую службу.

То есть, данные на фискальный накопитель поступают из ПО кассы. Если чек не проведен, то эти данные еще можно изменить. А если нужно отменить покупку уже после передачи отчета, можно создать новый чек на возврат. В таком случае в отчете будет зафиксирован факт отмены.

Таким образом, фискальный накопитель отвечает за целостность информации о покупке, ее шифрование и передачу оператору фискальных данных. Кроме того, именно ФН сохраняет данные о покупке, если касса не подключена к интернету, и отправляет их, когда соединение появляется.

Какой фискальный накопитель выбрать

На первый взгляд, достаточно выбрать ФН с максимальным сроком действия (36 месяцев) современного стандарта и по минимальной цене. Но на самом деле к выбору нужно подходить более ответственно. Нельзя просто взять и поставить любой ФН, его нужно подбирать в зависимости от режима налогообложения и сферы деятельности.

Модель накопителя может быть 1.1М или 1.2 – главное, чтобы он подходил к используемой кассе, а касса была в реестре ФНС. Но со сроками действия накопителей может возникнуть определенная путаница. Не все представители бизнеса могут покупать более дешевые (в пересчете на время) ФН на 36 месяцев. Дальше разберем, какой накопитель должен использовать продавец на ОСНО, спецрежимах, магазины с подакцизными товарами и другие категории налогоплательщиков.

При торговле на ОСНО

Налогоплательщикам, которые занимаются продажей товаров и при этом платят налог на прибыль (ИП на общей системе платят НДФЛ), за редким исключением можно использовать только ФН на 15 месяцев.

При работе на УСН, ПСН, ЕСХН или в сфере услуг

Те, кто находится на одном из специальных налоговых режимов, а также фирмы и предприниматели, оказывающие услуги, могут покупать ФН только на 36 месяцев.

Исключение здесь одно: если ИП совмещает ПСН и ОСНО, ему придется покупать накопитель на 15 месяцев.

При работе с акцизными товарами

Если продавец торгует подакцизными товарами, то ему разрешается использовать только ФН на 15 месяцев, исключений нет.

При сезонном или автономном режиме работы

Организации и предприниматели, работающие сезонно или в отдаленных местностях, должны использовать накопитель на 15 месяцев (но реальный срок будет 13 месяцев).

Если же использовать ФН со сроком в 36 месяцев, то этот срок тоже автоматически сокращается до 13 месяцев. А учитывая, что цена его выше, покупать его нет смысла.

Для того чтобы понять, какой ФН нужно использовать, можно использовать такую схему:

По зеленой стрелке в блок-схеме нужно идти при ответе «Да», по красной — при ответе «Нет»

Фискальный накопитель

Многие предприниматели в связи с переходом на ККТ задают вопросы о том, что такое ФН в кассовом аппарате. Фискальный накопитель представляет собой чип. Его название — производное от слова «фиск», которое переводится как «государственная казна». Впервые это выражение появилось в Древнем Риме и с тех пор используется для обозначения информации о совершенных финансовых операциях.

Фискальный накопитель

На фискальном накопителе хранится база данных, которая содержит следующую информацию:

• Сумма наличности, которая была пробита на текущем ККТ за смену.
• Отчет обо всех операциях, проведенных за день.
• Текущее состояние кассы.
• Сведения о коррекционных операциях при выявлении излишка или недостачи денежных средств.
• Кассовые чеки.
• Сведения о регистрации или закрытии ФН.
• Информация о стоимости товаров и о категориях покупки.
• Ключ фискального признака, с помощью которого можно легко узнать о том, фальсифицировались ли данные.

К данным, хранящемся на регистраторе, может иметь доступ не только владелец, но и другие уполномоченные лица. В онлайн-кассах чип передает всю информацию в налоговые органы. Помимо хранения ФН также шифрует данные, поэтому даже если их перехватит третье лицо, то расшифровать их оно не сможет.

Разновидности

Фискальные регистраторы различаются между собой моделью, сроком действия и форматом кассовых чеков.

Модель устройства и маркировка

Существует две модели ФН:

• ФН-1.
• ФН-1.1.

Различие на первый взгляд небольшое — всего одна цифра в названии — но именно от нее зависит формат документов, с которыми работает ККТ. Дело в том, что существует несколько типов фискальных документов. Одни требуют указания большего числа обязательных реквизитов, а другие меньшего. Например, ФН-1 могут работать только с ФФД 1.0 и 1.05. А вот ФН-1.1 поддерживают все форматы, поэтому гораздо удобнее в эксплуатации.

Срок работы

По этому признаку накопители делятся на две группы:

• 1 год и 3 месяца;
• 3 года.

Способ подбора модели и срока ФН

Выбирать срок службы самостоятельно нельзя: все регламентировано законом. К примеру, ФН на 36 месяцев нужно приобрести ИП и юр.лицам, работающим на «вмененке», «патенте» или «упрощенке». А компании, торгующие подакцизными товарами, должны использовать ФН на 15 месяцев. Некоторые категории могут выбирать срок действия накопителя самостоятельно.

Обратите внимание! Фактический срок службы ФН может быть меньше того, который установлен в инструкции

Срок действия

Существуют накопители на 15 и 36 месяцев. Однако иногда место на них заканчивается раньше. На фискальном накопителе обычно указывают, сколько документов он способен вместить. Чип, рассчитанный на 15 месяцев, может хранить 170-200 тысяч чеков. Исходя из этого числа можно определить приблизительный срок, на который может хватить ФН. К примеру, если онлайн-касса используется для печати 500 чеков в день, то менять чип нужно будет через 342 дня. Чем меньше документов хранит фискальный накопитель, тем дольше он прослужит. Кроме того, срок службы кассы зависит от того, хранит ли она данные на чипе или передает все ОФД, а затем стирает. В первом случае память забьется в несколько раз быстрее.

Номер и пломбировка на ФН

Если заявленный производителем срок службы истек, то предприниматель не имеет права использовать кассу дальше. О том, что фискальный накопитель пора менять, должен сообщить сам аппарат. Если предприниматель проигнорирует это сообщение, то по истечению срока онлайн-касса просто перестанет работать.

Интересная информация! Объем памяти у фискальных накопителей на 15 и 36 месяцев одинаковый, различается только срок службы.

Причины замены и перерегистрации фискального накопителя

Итак, перечислим возможные причины замены ФН:

Истек Срок службы ФН. Срок работы ФН всегда ограничен по времени – 13, 15 или 36 месяцев. Срок службы вашего ФН указан в паспорте устройства (выдается при покупке). Также его должен сообщить Продавец кассы или компания, которая проводила регистрацию кассы в ФНС.

Изменились данные владельца (ИНН). Если вы открываете новое юрлицо (новую фирму) и хотите оставить старую ККТ, придется проводить замену ФН.

Ошибка при регистрации ККТ. Если проводите регистрацию самостоятельно, следите внимательно за тем, какие данные вы вводите. Старайтесь не допустить ошибку в поле ИНН. Иначе вам придется заново купить новый накопитель и перерегистрировать кассу.

Заводской Брак. В этом случае необходимо обратиться к производителю ФН, чтобы провести экспертизу и сохранить данные с нерабочего ФН.

Поломка ФН. ФН сломался физически и перестал работать (сгорел, залит соком, на него что-то упало и т. д.).

Как правило, главными причинами являются первые два пункта.

Если изменились данные, внесенные в карточку регистрации ККТ (например, название организации, адрес установки ККТ), произошла смена оператора фискальных данных или переход на другой режим работы (например, автономный), то ФН менять не надо. Достаточно перерегистрации ККТ вместе с ФН.

Перерегистрация и самостоятельная смена настроек в ККТ

При перерегистрации онлайн кассы не всегда следует вносить изменения в ее настройки собственными силами.

Обратиться к специалистам следует, не имея опыта работы со специализированным софтом. Вы можете совершить ошибку, которая повлияет на процесс отправки отчетов в Налоговую службу и/или работу оборудования.

Проведем за вас необходимые процедуры в личном кабинете на сайте налоговой.

Подача электронной заявки

Подавать заявление можно не только в бумажном формате, но и в электронном виде. Процедура подачи электронной заявки проводится через портал nalog.ru. Потребуется:

• Зарегистрироваться на сайте и получить доступ к Личному кабинету (предоставят в процессе регистрации). Выполнить регистрацию могут как юридические лица любой правовой формы, так и индивидуальные предприниматели;
• Иметь ЭП, ЭЦП или КЭП. Без квалифицированной электронной подписи процедуру не завершить.

После регистрации войдите в Личный кабинет, подключите к ПК или ноутбуку квалификационную подпись. На следующем этапе выберите из предлагаемого списка ваш сертификат электронной подписи. Сервис авторизует вас в Персональном кабинете налогоплательщика. Далее:

1. Откройте страницу учета ККТ. Здесь вы увидите сведения обо всех зарегистрированных кассовых аппаратах. Действующая техника станет подсвечиваться зеленым.
2. Выберите номер регистрации того аппарата, в данные о котором нужно внести изменения (РН ККТ), предположим, при повышении НДС до 20% с 18%.
3. Всплывет окошко, в котором будет указана детальная информация об устройстве.
4. Кликните на «ПЕРЕРИГЕСТРИРОВАТЬ». Откроется нужная вам страница для перерегистрации онлайн кассы без замены фискального накопителя.
5. В новом всплывающем списке выберите причину перерегистрации (галочки в соответствующей строке). После удостоверьте подписью и направьте запрос.

Сервис самостоятельно считает ключ КЭП. В новом окне высветится фраза о том, что ваша заявка принята. Контролировать изменения статуса обращения можно через подраздел «Нормативные акты», отправленные в налоговую службу.

Ожидайте, пока представители налоговой предоставят ответ. Уведомление будет в графе с тем же названием. Кликните на уведомление, откроется регистрационная карточка. Проверьте правильность данных (в частности ОФД), загрузите и сохраните электронный документ на компьютере.

Сотрудники налоговой сделают необходимые поправки в Книге учета оборудования. Они оформят регистрационную карту и передадут ее вам лично в руки (максимум в течение пяти рабочих дней со дня подачи заявления). Тем заявителям, которые не могут лично посетить налоговую службу и забрать карточку, она отправляется по Почте РФ с уведомлением о вручении.

Представители Налоговой службы РФ должны делать отметки в техпаспорте и учетном талоне кассового оборудования, заверять их печатями. В конечном итоге вы должны получить:

• Учетный талон;
• Техпаспорт ККТ с отметкой о новой постановке на учет;
• Новую регистрационную карту кассы.

Подача электронного заявления – самый простой и быстрый способ перерегистрации без замены ФН.

Подача «бумажного» заявления

Если по какой-то причине вы не можете подать заявку в электронном формате, вам потребуется посетить офис налоговой службы. Перед визитом рекомендуем:

• Скачать и оформить заявку на перерегистрацию. Понадобится обозначить причины процедуры;
• Приложить к заявке отчетные документы о перерегистрации ККТ.

Важно: не скрепляйте документы, используя степлер. Вы испортите бумаги, сотрудники налоговой откажутся принять их

Не стоит отправлять бумаги через Почту РФ, в том числе заказным письмом с уведомлением. Т.к. срок передачи заявления ограничен одним днем. Даже если задержка случится не по вашей вине, вы столкнетесь с ответственностью.

Сотрудники налоговой службы должны принять ваши документы, удостоверить их печатью и передать вам РК ККТ с поправками. Никаких других действий больше не потребуется.