Фотография рабочего дня: что это такое, способы и примеры

Хронометраж рабочего времени – коротко о главном

Прародителем хронометража считается русский ученый биолог Александр Любищев. 56 лет своей жизни методично записывал все свои занятия. На что тратил время эффективно, где можно уменьшить потери. Подробно почитать можно в книге про выдающегося профессора Даниила Гранина «Эта странная жизнь»

Представляете, человек вел учет своего времени 56 лет!!!

А уже тайм-менеджмент (подробнее об этом) вырос из техники фотографии рабочего дня в полноправную отрасль.

В своей деятельности, работая в сфере Лин-Технологий, применяла и этот эффективный инструмент для решения бизнес-задач. Более подробно обо всех инструментах Бережливого Производства можно прочитать здесь.

Суть метода проста – инвентаризация своего рабочего времени, измерение продолжительности операции по отдельности и рабочего дня в целом. Может применяться локально, для подпроцессов и этапов бизнес-процесса. И для снятия фотографии рабочего дня специалиста.

Результат – сокращение потерь и повышение продуктивности.

Для чего нужна фотография рабочего времени?

Для определения эффективности собственной работы, производительности. Актуально и бывает полезна, для руководителей любого звена (отдельно, в статье приведены примеры практического использования при фотографии рабочего дня руководителя).

В качестве инструмента самоанализа и в качестве метода оценки эффективности работы своих сотрудников.

Цели хронометража

Для понимания структуры участка, например, для дальнейшего составления матрицы компетенции
Для понимания доли потерь в общем рабочем дне (описание всех возможных вариантов потерь с примерами в отдельной статье)
Насколько эффективны предпринятые управленческие решения

Приведу пример из практики. Цель замеров структуры рабочего времени была уменьшение переработок. Изначальная ситуация: в неком отделе сотрудники беспощадно работали до 22, а то до 23 часов (при нормированном 8 часовом дне).

Было предложено провести фотографию рабочего дня у всего отдела, проанализировать и дать рекомендации для улучшения ситуации.

Процент продуктивности, как на ладони: чем занимается человек, и структура занятий и время. Весьма полезен хронометраж при сдельной оплате труда. Сами сотрудники могут сознательно и без искажений замерить свой рабочий день. Они заинтересованы в том, чтобы увеличить свою производительность. А значит, и повлиять на оплату труда. В других сферах, где оплата труда почасовая, такая оценка деятельности весьма полезна руководителям для применения.

Цели могут быть разные, от сокращения цикла производственного бизнес-процесса, до перемещения людей внутри структуры.

По одной фотографии рабочего дня можно определить квалификацию сотрудника. В будущем, возможно, понаблюдать и записать в кадровый резерв. Это объективная оценка труда. Факты, с чем не поспоришь. Полученный анализ – отличное подкрепление при составлении общей карты процесса (про картирование можно почитать отдельно).

Способы проведения фотографии рабочего времени:

Участниками процесса
Сотрудников вне процесса (наблюдателями)
В программе (автоматический).

В некоторых случаях, когда есть возможность выгрузить статистику времени по операциям в ПО, то можно совмещать данные «ручной» обработки и автоматической.

Как проводить хронометраж зависит от целей и структуры рабочего дня специалиста, от участка, от должности. Также от количества замеряемых сотрудников.

Хронометраж можно провести вы двух плоскостях:

Вертикальный – бизнес-процесс и много ролей сотрудников (может охватывать не один день, а более длительные сроки)
Горизонтальный – один рабочий день одного сотрудника.

Виды хронометража бывают

Моментальный хронометраж – это определение времени, на каком то участке. Сколько времени занимает этап процесса.
Фотография рабочего дня – замеры всего дня «от звонка до звонка».

Технология проведения ФРД (фотографии рабочего дня)

Итак, руководитель заметил, что эффективность его коллектива снизилась, постановил выяснить, в чем причина этого. Проанализировал, по каким направлениям проводить фотографию рабочего дня, за кем и в чем наблюдать. Еще одно решение, которое придется принять – сообщать персоналу о ФРД или держать эту информацию в секрете, например, для большей точности показателей.
Важный момент: если хронометраж может инициировать и определить его длительность сам рабочий, то ФРД происходит с подачи владельца компании или менеджера. Фотокарта более официальный документ. В зависимости от количества объектов наблюдения и целей выделяют следующие виды ФРД:

индивидуальная: до деталей устанавливает непродуктивность конкретных исполнителей;
групповая: оценивает действия нескольких сотрудников в одном проекте, степень загруженности, их квалификацию, согласованность в работе;
комплексная: изучается продуктивность бригады, отдела или всей бизнес-структуры, выявляется взаимосвязь отдельных производственных процессов, ритм работы, рациональность использования оборудования, позволяет разработать конкретные предложения для увеличения КПД;
самофотография.

Чтобы получить достоверные данные, комплексные фотографии рабочего дня проводят на протяжении недели или месяца.

Алгоритм составления фотографии рабочего дня

Составить ФРД можно поэтапно:

подготовка к этой процедуре;
непосредственно фотографирование;
обработка результатов;
анализ данных и составление рекомендаций по итогам исследования.

На первой стадии, после того, как поставили цели ФРД, договорились об открытой или скрытой форме исследований, инструктируют и обучают наблюдателей. Ведь будущие результаты зависят от их осведомленности в этом в вопросе. Далее согласовываются бланки фотографии, их структура, особенно если разные люди проверяют параллельно несколько подразделений.

В процессе фотографирования результаты вносят в наблюдательный лист. Его можно скачать в Интернете или составить вручную в excel или word. Главное, чтобы в бланке не было «белых пятен». То есть фиксируется начало действия, его завершение, и сразу начало новой операции.
Если работник ничем не занят, просто общается с коллегами, этот период тоже должен быть отмечен. Как и нарушения дисциплины, личный отдых. В специальный бланк заносятся также сведения о сотруднике: его ФИО, образование, квалификация, должность.
На основании данных, выявленных в результате ФРД, делают выводы и составляют рекомендации, как устранить недостатки, повысить при необходимости квалификацию, наладить дисциплину.

Автоматическая ФРД с CrocoTime

Менеджеры могут заставлять работников фиксировать минуты, часы, могут буквально стоять за их спинами, смотреть, чем же они заняты. Кому нужны такие надзирательные, трудозатратные методы? Проще поставить на компьютеры ПП CrocoTime. Это онлайн программа учета рабочего времени.
Одна из сильных функций ПП – фотография рабочего дня. Ее используют для контроля за удаленными и офисными сотрудниками. Дело не в расстоянии, но в возможностях:

покажет, как долго служащие выполняют ту или иную задачу;
детально раскроет картину по каждому дню: чем, когда занимался коллега, какие сайты посещал;
отметит, сколько минут/часов тратится на совещания, переговоры, перекуры и перерывы;
разделит сайты на продуктивные и непродуктивные;
выявит временные и финансовые потери от нерационального использования рабочих часов;
даст понять, какие бизнес-процессы в организации нуждаются в оптимизации.

CrocoTime неизменно составляет непредвзятое представление о том, чем занимается коллектив. Но ценность программы не в том, что она контролирует, становясь помощником владельцу бизнеса. ПО удобно для наемного персонала:

CrocoTime устанавливают на ПК, оповестив об этом и получив согласие подчиненных;
ПП не делает скриншотов экрана, игнорирует личную переписку, не ведет видеозапись через веб-камеру;
развивает самодисциплину, ответственность, что в итоге идет на пользу служащему: не придется «уносить» работу на дом.

Пользователи CrocoTime отмечают, что с этой программой эффективность вырастает на 30%. Она удобна и проста в повседневном применении. Подходит для организаций с любым количественным составом. Агентами мониторинга можно оснастить до 5 тысяч ПК.

Когда оправдано получение фотографии рабочего дня в ручную?

При невозможности автоматически собирать данные о действиях сотрудника в течение рабочего дня, прибегают к ручному методу сбора информации.
Этот метод может быть оправдан и в случае самоконтроля, когда человек (например, фрилансер) желает объективно зафиксировать свои действия, чтобы
понять, куда тратится полезное время и оптимизировать структуру дня.

Ручной метод значительно менее объективен и более трудозатратен, чем автоматический, а также может отражать информацию с искажениями. При удаленной
повременной работе самофотографирование не всеми заказчиками будет принято как основание для расчетов, в то время как отчетность автоматизированной
системы мониторинга вполне может являться таким основанием, потому что отвечает требованиям объективности, детализированности и достоверности.

Автоматическое формирование фотографии рабочего времени

Формировать фотографию рабочего дня можно как вручную, так и с использованием современных технологий. Сбор данных вручную – задача сложная, при этом нет гарантии точности и объективности собранной информации. В противовес автоматическое формирование ФРД обеспечивает максимально достоверное понимание ситуации в компании.

Для формирования фотографии рабочего дня в автоматическом режиме используют программные инструменты, обладающие достаточным функционалом, чтобы безостановочно проводить мониторинг работы сотрудников. Одна из таких программ – CrocoTime. Эта система разработана для работы с ФРД:

самостоятельно фиксирует начало и окончание рабочего времени персонала, ориентируясь на включение и отключение рабочего компьютера специалиста;
отмечает простои в работе, если сотрудник не использует клавиатуру или мышь в течение 5 минут;
точно регистрирует время выполнения каждой отдельной задачи и ресурсы, которые при этом используются;
разделяет используемые сайты и приложения на профильные и непрофильные, внося время в продуктивное или непродуктивное. Ресурсы можно разделить на категории в настройках с учётом специфики трудовых обязанностей специалиста – например, указать соцсети профильными для SMM-менеджера и непрофильными для инженера. Так получается максимально достоверная информация.
На основе собранной статистики формируется наглядная фотография рабочего дня, которая отражает все отвлечения (перекуры, просмотр роликов на видеохостингах, личные переписки в мессенджерах и т.д. не останутся незамеченными), переработки, использованные в работе инструменты.

Система самостоятельно проводит аналитику, выявляя временные резервы, излишние траты часов и помогая руководителю найти причины неэффективного расходования рабочего времени. Зачастую потери времени сигнализируют о несовершенствах рабочих процессов компании – это может быть устаревшее оборудование, которое тормозит работу, или сложная система коммуникаций между отделами/подразделениями/коллегами, или затянутый процесс согласования. Увидев ситуацию, как есть, управленцы получают возможность совершенствовать внутренние регламенты, устраняя «узкие места», причём порой это не требует финансовых затрат.

CrocoTime – идеальный инструмент формирования фотографии рабочего дня, поскольку предоставляет полный набор объективных данных и не обладает шпионским функционалом. Вся информация собирается без вмешательства в личную жизнь персонала, на основе заголовков открытых окон, которых вполне достаточно, чтобы определить, чем именно занимался специалист в рабочее время.

Как работать с фотографией рабочего дня

Традиционный, ручной подход к формированию рабочего дня заставляет приложить немало сил, чтобы точно понять, куда расходуются трудовые часы

При таком способе формирования используют бланки, в которых по итогу не должна «пропасть» ни одна минута: каждое действие должно быть отражено в точном порядке друг за другом, что бы это ни было – разговор с коллегой по делу или нет, перекур или важное совещание. У этого подхода есть несколько серьёзных недостатков, которые касаются каждой стороны процесса:

для сотрудников постоянная слежка, присутствие «надзирателя» создают психологический дискомфорт. А если применяют самофотографию, отнимает дополнительное время;

для руководства необходимость анализа данных тоже становится дополнительной нагрузкой, а необходимость найма проверяющих влечёт за собой дополнительные траты.

Однако пропустить какой-то этап в формировании ФРД нельзя, каждый из них ведёт к результату. Автоматические системы мониторинга занятости персонала упрощают задачу, позволяя получить максимально объективные данные. А затраты на внедрение оправдываются в кратчайшие сроки повышением эффективности, оптимизацией внутренних бизнес-процессов, спокойной работой в стабильной и спокойной обстановке, которые непременно приводят к увеличению прибыли бизнеса. Тем более, что, как правило, вендоры предоставляют возможность познакомиться с программой. Например, CrocoTime можно бесплатно тестировать в полном функционале в течение 2 недель, чтобы понять, насколько удобной и простой может быть работа с фотографией рабочего дня.

Заполняем карту фотографии рабочего времени (пример)

В качестве примера можно рассмотреть работу фрезеровщика в ремонтно-механическом цехе.

Фрезеровщик (код профессии 19479) выполняет фрезерование на горизонтальных, вертикальных и копировальных фрезерных станках с применением режущего инструмента и универсальных приспособлений с соблюдением последовательности обработки и режимов резания в соответствии с технологическим процессом. Выполняет операции по фрезерованию граней, прорезей, шипов, радиусов и плоскостей, прямоугольных и радиусных наружных и внутренних поверхностей, уступов, пазов, канавок, однозаходных резьб и спиралей, а также выполняет расчеты для фрезерования зубьев шестерен, зубчатых реек, сложных и крупногабаритных деталей и узлов. Устанавливает детали в тиски различных конструкций.Производит наладку и переналадку оборудования.

На рабочем месте фрезеровщика вредными производственными факторами являются: химические вещества (оксид углерода, углеводороды, сернистый ангидрид, пыль резины и электрокорунда), инфракрасное излучение (работа у пресса), локальная вибрация, шум, физический фактор (рабочая поза). Оценка условий труда отнесена к показателю «рабочая поза стоя». Согласно технологическому процессу работник выполняет свои трудовые функции стоя или чередует позу стоя с кратковременными перемещениями в пределах рабочей зоны по факту (80% времени смены).

КАРТАфотографии рабочего времени №______

Фамилия, имя, отчество:____________________ Специальность по диплому: фрезеровщик Профессия, должность: 19479 Фрезеровщик

№пп	Что наблюдалось	Текущее время, ч, мин	Продолжительность, мин	Наименование вредного фактора
1	Планерка	8:00	0:10
2	Получение сменного задания	8:10	0:10
3	Изучение чертежей	8:20	0:10
4	Фрезерная черновая обработка детали	8:30	0:15	Химические вещества, шум, рабочая поза
5	Смена, закрепление фрезы, размер 392х300х150	8:45	0:05
6	Фрезерная обработка ласточкина хвоста	8:50	0:20	Химические вещества, шум, рабочая поза
7	Смена, закрепление детали	9:10	0:10
8	Перестановка детали, установка, выверка детали	9:20	0:10
9	Фрезерная обработка второй стороны детали	9:30	0:20	Химические вещества, шум, рабочая поза
10	Перерыв на личные надобности	9:50	0:10
11	Сверление отверстий 50 мм, 52 мм	10:00	0:30	Химические вещества, шум, рабочая поза
12	Выемка детали с листов и передача ее старшему мастеру	10:30	0:10
13	Изготовление направляющей для линии разлива пива	10:40	0:10	Химические вещества, шум, рабочая поза
14	Закрепление детали на станке	10:50	0:05
15	Изучение чертежей	10:55	0:10
16	Фрезерная обработка детали с четырех сторон	11:05	0:20	Химические вещества, шум, рабочая поза
17	Фрезерная обработка ласточкина хвоста	11:25	0:35
18	Обеденный перерыв	12:00	0:30
19	Выемка детали, сдача контролеру	12:30	0:10
20	Подготовка к изготовлению переходов, втулок (10 шт.) Получение заготовок, чертежа	12:40	0:10
21	Изучение чертежей	12:50	0:10
22	Закрепление заготовки в патрон	13:00	0:05
23	Торцова, центровка детали	13:05	0:30	Химические вещества, шум, рабочая поза
24	Перерыв на личные надобности	13:35	0:10
25	Сверление детали	13:45	1:00	Химические вещества, шум, рабочая поза
26	Расточка деталей (10 шт)	14:45	1:00	Химические вещества, шум, рабочая поза
27	Уборка рабочего места	15:45	0:15

Итого:

1. Подготовительно-заключительное время, Т.п.з. 0:20

2. Время обслуживания рабочего места, Т.орг.0:15

3. Оперативное время, Т.оп. 6:35

4. Время перерывов в работе, Т.пер.:

– регламентированные перерывы0:30

– нерегламентированные перерывы0:20

Подпись исполнителя________________

Подпись руководителя структурного подразделения ________________

Данную карту в формате Excel можно скачать здесь

***

Что это такое?

Под ФРВ подразумевается особая форма наблюдения за рабочим процессом.

В данном случае за определенное количество времени, к примеру, за день, записываются все действия человека, занимающего конкретную должность. Далее полученная информация сверяется с планом работы, на основании чего делаются определенные выводы.

Стоит заметить, что фотография может быть сделана не только в отношении определенного человека, но и целого отдела. По результатам обследования можно достаточно точно определить, насколько четко выполняются работы, и какое количество времени для этого требуется. В результате может быть пересмотрен рабочий график или даже целесообразность должности.

Фотографии используются чаще всего для оценки качества работников на производстве. Но этот способ может оценивать не только физическую, но и интеллектуальную работу. Поэтому при помощи ФРВ можно определить загруженность бухгалтерии, отдела кадров и менеджерского состава.

Фотографию рабочего дня зачастую применяют для того, чтобы снизить затраты на сотрудников. Это дает возможность более тщательно высчитывать необходимые денежные ресурсы для конкретной должности. К примеру, после проверки какую-либо должность могут перевести на полставки.

ФРВ дает возможность правильно определить структуру рабочего времени, выявить причины, по которым не выполняется план и происходит потеря времени сотрудниками. Фотография нескольких работников позволяет определить, кто из них трудится более эффективно.

Это удобно, когда необходимо расстаться с частью коллектива. Более того, такой подход дает возможность увидеть, почему появляются передовики производства.

Фотография рабочего времени позволяет увидеть, насколько правильно и комфортно оборудовано место работника. Если в процессе проверки окажется, что существуют преграды для быстрого выполнения задачи, они могут быть устранены.

Некоторые ошибочно путают ФРВ и хронометраж рабочего времени. Разница в данном случае в длительности проведения исследования. В последнем случае это может продолжаться около 7 дней или месяц. Время проведения хронометража определяется непосредственно самим работником.

Фотография – это официальная процедура, которая инициируется главой компании. При работе с ФРВ информация должна фиксироваться в специальном бланке. После этого документация подается на рассмотрение начальству, которое и будет делать окончательные выводы.

В худшем случае работника могут уволить. Читайте об этом здесь.

Этапы проведения

Для получения точных результатов важно правильно организовать наблюдение. Процедура подразделяется на три этапа

Подготовка

Наблюдающие должны понять специфику работы сотрудника. Без этого будет невозможно правильно зафиксировать рабочую деятельность. Наблюдающие знакомятся с техническими особенностями, готовят наблюдательные листы. В последние заносятся базовые параметры, которые будут изучаться.

Наблюдение

Происходит само измерение длительности всех процессов. К примеру, сотруднику нужно выполнить три задачи. В параметры листа включаются эти задачи. Возле них вписывается время начала и время окончания выполнения. При этом нужно учесть все перерывы, даже если они несанкционированные. Наблюдение выполняется на протяжении всего дня.

Обработка результатов

Это один из главных этапов. Включает в себя следующие действия:

Подсчет совокупного количества истраченного на работу времени. Вместе с этим определяется время на выполнение конкретных задач, на перерывы.
Оценка итогов исследования. Если сотрудник работает во вредных условиях, нужно учитывать это. Подобные условия могут делать длительную работу невозможной.
Сравнение полученных результатов с примерными нормативами.

В процессе анализа выявляются «проблемные места». К примеру, управленец очень много времени тратит на рутинные задачи, игнорируя главные. Это снижает его КПД. В этом случае имеет смысл делегировать рутинные задачи сотрудникам другого звена, чтобы управленец смог сосредоточиться на основных задачах. В процессе анализа выявляется время, которое тратится бессмысленно. К примеру, это могут быть разговоры с другими сотрудниками. В этом случае имеет смысл подтянуть корпоративную культуру.

Виды учета рабочего времени

Работодатель на уровне законодательства обязан считать, сколько фактически заняты его сотрудники. Сколько часов в сутки, какое количество смен работают, во сколько являются на трудовое место, покидают его. То есть, как следуют трудовому режиму. Для такого учета разработаны три основных принципа:

поденный – фиксируют часы, отработанные за сутки;
недельный – применяют при персональном графике, когда учитывается срок, отработанный за неделю и больше;
суммированный — длительность отрезка, за который рассчитывается время, составляет от одного месяца до года. Этот вид удобен при вахтовой службе.

Если в недавнем прошлом учет времени вели вручную — отдельный специалист заносил сведения в журналы, таблицы, то сейчас, с развитием IT-технологий, эту нишу занимают автоматизированные системы. Они экономят время, делают объективные отчеты, исключают человеческий фактор. Спектр автоматизированных ПП широкий: биометрические, видеонаблюдение, системы контроля и управления доступом (СКУД).

Хронометраж рабочего времени

Один из эффективных приемов тайм-менеджмента – хронометраж рабочего времени (карта). Проводить его или нет – выбор руководства. В основном его применяют на заводах с поточным производством, в основе которого лежат периодические повторяющиеся операции. ХРВ необходим для достижения целей:

разработать нормативы для конкретных видов операций;
определить оптимальные методы труда;
установить, как долго служащий занимается каждым видом работы;
сравнить, в какой период укладываются разные специалисты, исполняющие одинаковые задачи;
оценить соответствие нормативов требованиям качества выполненной работы;
выяснить, почему не выполняются принятые нормы;
усовершенствовать трудовой процесс.

Хронокарта отслеживает, регулирует занятость сотрудников и повышает продуктивность всей компании. Благодаря хронометражу деятельность распределяется на мелкие фазы, и быстрее достигается результат.
Простой способ вести ХРВ – на бланках записывать каждое выполненное задание, минуты/часы на его осуществление. Эту обязанность приказом руководства возлагают на отдельного специалиста или на штатных нормировщиков.

Самофотография рабочего времени

Самостоятельная фиксация занятости тоже имеет право на существование. Методика помогает работнику определить самостоятельно, в какие периоды он нерационально распределяет свои силы, и как может поменять свое поведение. Предполагается, что он сам записывает в отчет все данные: периоды, затраченные на конкретные действия. Заполняется таблица, наблюдательный лист или дневник СРВ. Если анализируется деятельность за несколько смен, то составляются несколько таких листов, и уже на их основе проводится сравнительный анализ.

Для СРВ менеджер устанавливает предписание: какие нормы должны учитываться, а также срок выполнения. Это отдельная смена или календарный месяц, в течение которых нужно проанализировать выработку и составить карту.
Каждого проверенного человека карта информирует, на что конкретно он тратит рабочие часы и как распределяет свои силы, стимулирует пересмотреть моменты, на которые уходит неоправданно большой потенциал, и дальше перестроиться на более плодотворную работу.

В большинстве случаев потери случаются из-за отлынивания рабочих от производства. Хотя затягиваться выполнение задач может и по независящим причинам.
Преимущество самофотографии – простота ее проведения без лишнего материального и морального урона. Главный недостаток: при таком положении не всегда стоит рассчитывать на объективность показателей.

Новости

Завершен новый проект в рамках сотрудничества с лидером российской золотодобычи
22.12.2021

Продолжается успешное сотрудничество ЦБНТ с крупнейшим производителем золота в России — золотодобывающей компанией «Полюс». Очередной заказ, сделанный ООО «УК Полюс», был связан с хронометражом строительно-монтажных работ на стройплощадках месторождений Олимпиада и Благодатное

Успешная реализация проекта по заказу АО «Мособлэнерго»
20.12.2021

Очередной проект для компаний энергетического сектора успешно реализован специалистами ЦБНТ. Работа выполнена по заказу Московской областной энергосетевой компании для Одинцовского филиала, обеспечивающего надежное и бесперебойное энергоснабжение и энергобезопасность региона

Успешное продолжение сотрудничества ЦБНТ с ПАО «Газпром нефть»
05.11.2020

Очередной этап сотрудничества ЦБНТ с крупным представителем мировой нефтегазовой отрасли ПАО «Газпром нефть» включал в себя работу над несколькими проектами для компаний группы «Газпром нефть»