Что такое топливные карты и как они работают?

Преимущества

Топливные карты «Роснефть», предназначенные для юридических лиц, дают организациям и автотранспортным компаниям преимущества.

Разветвлённая сеть АЗС, позволяющая заправляться везде: от Мурманска до Калининграда.
Доступ к ресурсам «Личного кабинета», где можно задавать любые параметры обслуживания автопарка.
Полная бухгалтерская отчётность с учётом НДС.
Своевременное получение отчётов по всем списаниям с лицевого счёта.
Персональный консультант, оперативно решающий любые возникающие вопросы.
Оформление отчётной документации в электронном виде.
Высокая степень защиты топливных карточек от взлома или несанкционированного использования.

Помимо этого, «Роснефть» постоянно проводит акции и реализует выгодные предложения для корпоративных клиентов, что делает обслуживание в сети АЗС более комфортным и привлекательным.

Виды топливных карт

Все топливные карты имеют одно назначение – это приобретение бензина или иного топлива. При этом они могут между собой отличаться, что позволяет классифицировать их в зависимости от тех или иных параметров.

По технологии обработки

По способу оплаты заправочные карты могут быть оснащены:

магнитной полосой;
штрих-кодом;
микрочипом.

На носителе записывается зашифрованная информация о владельце – юридическом лице, состоянии счета и прочие данные.

Лимитированная и нелимитированная карта

В зависимости от схемы расхода топлива, карты подразделяют на лимитированные и нелимитированные.

Использование нелимитированных карт подразумевает возможность покупки любого объема топлива в пределах того количества или той суммы денег, которое «хранится» на счете. Организация пополняет карту, а водитель заправляется по мере необходимости. Минус в том, что руководству сложно ограничить объемы потребления, частоту заправок. В этом смысле более удобной является лимитированная топливная карта.

Использование лимитированной карты подразумевает установление ограничений на покупку топлива в рамках одного дня, недели, месяца. Водитель не может превысить эти рамки, более того “сэкономленное» топливо не переходит на следующий расчетный период. Этот вариант карт удобнее, так как руководство может контролировать расход, водители постоянно обеспечены нужным им объемом горючего.

По программе регионального обслуживания

Выбор карты должен отталкивается в зависимости от маршрута ТС:

локальная. Действует в регионе заключения договора;
транзитная. Ею можно рассчитаться на АЗС, находящихся вдоль центральных и второстепенных трасс. Карта рекомендована для потребления не более 150 тыс. л в месяц;
межрегиональная. Карта действует на всей территории РФ, а в некоторых случаях и заграницей.

Онлайн и офлайн

В зависимости от способа обмена информацией карты делят на:

онлайн, когда передача о платеже происходит в реальном времени в момент заправки;
оффлайн, разрешающие списание с карты без доступа в интернет. На карту «записывается» расход топлива. Плюс карты в том, что покупка бензина не зависит от интернет-соединения. Обновление данных по этим картам происходит с задержкой, запросы отправляются несколько раз в сутки.

Монобрендовые и мультибрендовые

По числу доступных АЗС:

монобрендовые карты, заправиться которыми можно только в определенной сети, например, Лукойл или Газпромнефть;
мультибрендовые или универсальные карты, выпускаемые процессинговыми центрами, дающие возможность заправки в нескольких компаниях, например, одновременное использование на АЗС Роснефть, Шелл, ТНК. При этом нет единой топливной карты, которая бы включала все действующие на территории страны АЗС. Это невозможно по нескольким причинам: такой продукт не пропустит антимонопольная служба, и не все АЗС хотят быть включенными в один проект.

По тарифным программам

Топливные карты обслуживаются в разных тарифных планах, наличие и число которых определяется компанией, занимающееся процессингом топливной карты. Нет единой классификации, но это может быть:

классический тариф, с установленными скидками на топливо в зависимости от его вида, объема покупки и так далее;
предоплаченные и с кредитной формой расчетов;
программы для предприятий с определенными ОКВЭД, например, для грузоперевозок или для пассажирских перевозок. И так далее.

Топливные карты как способ контроля расхода ГСМ

Для контроля топлива отлично подходит топливная карта. Во-первых, с ней можно проверить, что именно заливается в бак. Вы сами можете выбрать АЗС с хорошим топливом, потому что ни для кого не секрет, что не все заправки продают топливо высокого качества.

Во-вторых, вы видите количество литров. Тут списать водителю не получится ни грамма топлива — все операции фиксирует автоматическая система и транзакция отображается в личном кабинете и бухгалтерском учете.

Для контроля дизельного топлива и расходов других видов горючего приобретайте топливную карту «Вездеход». Мы представляем самую широкую сеть приема безнала в России и СНГ — это свыше 16 000 автозаправочных станций, принимающих платежи за топливо в онлайн-режиме по карте Вездеход Online.

Наши партнеры — известные поставщики топлива:

Лукойл;
Роснефть;
Газпромнефть;
Татнефть;
Сургутнефтегаз;
Башнефть;
Schell;
другие известные и малоизвестные поставщики топлива;
независимые операторы.

Свыше 3000 АЗС предоставляют по топливным картам Вездеход Online скидки от 2%. Кроме экономии, это еще и надежная система контроля топлива. Как это работает с картой «Вездеход Online»?

Онлайн-управление позволяет:

распоряжаться лимитом по литрам;
устанавливать конкретные дни для заправки;
менять вид топлива;
фиксировать, на каких АЗС возможна заправка;
отсрочить платеж;
получить кредит;
блокировать карту (при необходимости).

Онлайн-управление позволяет увидеть всю отчетность расхода топлива в любой момент. По карте Вездеход Online возможен гибкий выбор тарифов на любое топливо. Чтобы получить нашу топливную карту, проделайте следующие действия:

Оставьте заявку на сайте.
После того как менеджер предоставит договор, изучите его и подпишите документы.
После получения карты пополните счет (можно не выходя из дома через Личный кабинет) и начинайте пользоваться.

Мы отправим вам карту Вездеход Online в день заказа. У нас осуществляется доставка по всей территории РФ. С картой Вездеход Online вы исключите несанкционированные заправки, будете заправлять транспортные средства качественным топливом, сэкономите, уменьшив тем самым расходы на ГСМ.

Как сэкономить на топливе

Один из основных расходов любой компании, занимающейся автотранспортом, это топливо

Поэтому важно знать, как можно снизить затраты на топливо

Проверяйте давление в шинах

Недостаточное давление в шинах автомобиля может привести к увеличению расхода топлива на 5-10%. Поэтому необходимо регулярно проверять давление в шинах и подкачивать их до нужного уровня.

Используйте топливо высшего качества

Использование топлива низкого качества может привести к увеличению расхода топлива на 5-8%. Поэтому лучше всего использовать топливо высшего качества, такое как Е100, которое содержит меньше примесей и улучшает работу двигателя.

Планируйте маршруты

Планируйте маршруты заранее и избегайте пробок и дополнительных заездов. Также следует избегать частых остановок на светофорах и громоздких обгонов. Это позволит сократить расход топлива на 10-15%.

Обучайте водителей

Обучайте водителей правильной технике вождения и регулярно проверяйте их навыки. Около 30% расхода топлива зависит от способа вождения водителя, поэтому обучение правильной технике вождения может сэкономить компании значительные средства.

Регулярно проводите техническое обслуживание

Регулярное техническое обслуживание автомобиля позволит сохранить его в хорошем состоянии и уменьшить расход топлива. Замена фильтров и свечей, обслуживание двигателя и коробки передач помогут уменьшить расход топлива на 5-8%.

Важно понимать, что о экономии на топливе нужно думать заранее. Малые изменения помогут сохранить больше средств в долгосрочной перспективе

Использование топливных карт Е100 для юридических лиц также может значительно снизить расходы на топливо.

Пример учета ГСМ по топливной карте

04.06 фирма заключила договор с АЗС на пользование топливной картой и сразу оплатила стоимость карты (118 рублей, включая НДС 18 руб.). Обслуживание карты бесплатное, право собственности на бензин переходит фирме в момент заправки авто. Карта закреплена за КамАЗ-5320, на котором доставляется товар клиентам.

05.06 карта была выдана фирме и передана водителю.

30.06 на карту был перечислен аванс (5900 рублей, включая НДС 900 рублей).

На протяжении июля водителю было выдано по карте 380 л ДТ стоимостью 15 руб./л, включая НДС 2,29 руб.:

07 – 180 л на 2700 руб. (НДС – 412 руб.);
07 – 200 л на 3000 руб. (НДС – 458 руб.).

На последний день июля (31.07) АЗС переслала фирме:

счет-фактуру;
акт приемки-передачи, где прописаны объем и стоимость выданного ГСМ;
отчет по операциям с топливной картой.

Бухгалтерские проводки

Операция	ДЕБЕТ	КРЕДИТ	Сумма (руб.)
на 04.06
Оплачена топливная карта	60	51	118
Отнесена на расходы стоимость топливной карты	44	60	100 (118 – 18)
Отражен НДС с цены карты	19	60	18
Учтена карта	015 “Топливные карты”	–	118
Принят к вычету входной НДС по купленной карте	68 с/сч “Расчеты по НДС”	19	18
на 30.06
Перечислен аванс	60 с/сч “Авансы выданные”	51	5900
на 03.07
Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС)	10-3	60	2288 (180 л * (15 – 2,29))
Учтен входной НДС	19	60	412
на 17.07
Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС)	10-3	60	2542 (200 л * (15 – 2,29))
Учтен входной НДС	19	60	458
на 31.07
Зачтен ранее перечисленный аванс	60	60 с/сч “Авансы выданные”	5700 (2288 + 412 + 2542 + 458)
Принят к вычету НДС по ГСМ (по счету-фактуре)	68 с/сч “Расчеты по НДС”	19	870 (412 + 458)

Учет ГСМ предприятиями на ОСНО

Затраты на ГСМ включаются в состав:

Материальных расходов (когда оказываются автотранспортные услуги). Списываются с учетом метода оценки материалов, принятого в компании;
Прочих затрат на производство и продажи (когда транспорт эксплуатируется для нужд компании). Списываются по фактической стоимости покупки (без НДС).

Указанный порядок списания ГСМ применяется в фирмах, рассчитывающих налог кассовым методом и методом начисления, поскольку при применении топливной карты ко времени фактической выдачи топлива деньги за него уже уплачены.

Учет ГСМ компаниями на УСН

Фирмы на режиме УСН “Доходы минус расходы” имеют право включить затраты на ГСМ в состав расходов, однако необходимо документально их подтвердить.

Списываются расходы на топливо при расчете налога к уплате также как в случае с предприятиями на ОСНО, но есть одно непременное условие для признания затрат на УСН – их оплата. НДС по таким затратам также снижают налогооблагаемую базу по налогу на УСН.

Учет ГСМ фирмами на ЕНВД

Затраты на топливо не оказывают никакого влияния на расчет налогооблагаемой базы по ЕНВД в силу того, что объект налогообложения ЕНВД – вмененный доход.

Учет ГСМ организациями на ОСНО/ЕНВД

Затраты на топливо в компаниях, применяющих одновременно ОСНО и ЕНВД, должны быть распределены, однако расходы на ГСМ, которые относятся только к одному из видов деятельности, не подлежат распределению.

К вычисленной части затрат по тому виду деятельности, которая облагается ЕНВД, нужно прибавить сумму НДС, которую не разрешается принимать к вычету.

Правила пользования транспортной картой

После оформления договора автовладелец получает пластиковую карту с вшитым чипом, который несёт всю информацию, и практически сразу может ею пользоваться. Оплата топлива будет производиться на заправочной станции при наличии специального терминала. Карта вставляется в терминал, владелец вводит ПИН-код и подписывает чек. Далее для владельца становится актуальным только своевременно пополнять топливную карту

Важно помнить, что такая ТК не предусматривает обналичивания денег

Карта может быть аннулирована по нескольким причинам:

ТК не использовалась длительное время (чаще всего это примерно полгода);
при потере – блокировка происходит сразу же после заявления;
при определённых нарушениях условий договора владельца могут внести в чёрный список и аннулировать карту;
трёхкратное введение неверного кода.

https://youtube.com/watch?v=ZBvYWnFGZ2I

Выбрать, какая карта лучше, крайне сложно. Это происходит потому, что у каждого юридического лица, как и у физического, требования и пожелания абсолютно разные. Если для физических лиц это более или менее понятно, то для разных автомобильных компаний важны абсолютно разные критерии. Но можно сделать приблизительный рейтинг на основании количества продаж ТК и выделить три лучшие топливные карты.

Газпромнефть – лидер по продажам данного продукта. Эта компания имеет примерно 1400 автозаправочных станций, которые поставляют различные виды топлива. Автомобилисты отмечают очень хорошо организованную процедуру выдачи по привычному бумажному договору или по публичной оферте. Компания предоставляет стандартные услуги и ряд особенных операций, таких как лимиты на транзакции и приостановку действия на выходные дни.
Лукойл – карты обслуживаются на 2500 АЗС в нашей стране и более чем на тысяче – в Европе. К дополнительным услугам можно отнести контроль над расходом топлива онлайн. Здесь можно просмотреть транзакции и отрегулировать лимиты.
Роснефть – отличное решение для хозяев автопарков. Эта компания предлагает самое удобное расположение станций в городах и удобный сервис по обслуживанию ТК.

Кроме нефтяных компаний, топливные продукты предлагают и различные сервисы. Их преимущество заключается в том, что они предлагают универсальные карты, которые можно использовать на АЗС разных производителей. Например, первой такой ТК стала карта Инфорком, которая вышла на рынок ещё в 1991 году. Она позволяет заправиться более чем на 3000 АЗС, в число которых входят заправки Газпромнефти, Татнефти, Лукойла, Сургутнефтегаза и ряда других. Выбирая ТК, следует внимательно рассмотреть предложения и по таким картам, как Petrol Plus, Бизнес Card Visa, Вездеход, Транзит Card и многие другие.

Функции Личного кабинета

Просмотр информации о карте

В Личном кабинете вы можете узнать всю необходимую информацию о своей карте Masters, такую как оставшийся баланс, историю операций, а также заблокировать или разблокировать её в случае утери или кражи.

Пополнение баланса

С помощью Личного кабинета вы можете пополнить баланс вашей карты Masters без посещения банка или АЗС. Для этого вам нужно выбрать удобный для вас способ оплаты и следовать инструкциям на сайте. Все операции проходят в режиме онлайн и максимально защищены.

Получение выписки по операциям

В Личном кабинете вы можете запросить выписку по всем операциям, совершённым с вашей картой Masters за определённый период времени. Это удобно для контроля расходов и подготовки отчётности, если вы используете карту для бизнеса.

Управление настройками карты

В Личном кабинете вы можете настроить различные параметры вашей карты Masters, такие как лимиты на траты и уведомления о пополнении баланса. Вы также можете добавить дополнительные карты для своих сотрудников и устанавливать на них индивидуальные настройки.

Сравнение существующих топливных карт

Наиболее популярными являются: “Роснефть” и “Газпромнефть”.

“Роснефть”. Нефтяная компания предоставляет карты разных видов: региональные и транзитные. Отличаются они тем, что региональная привязана к отдельному региону, то есть может использоваться только на одной территории, а транзитная предназначена для межрегиональных перевозок. У “Роснефти” существует бонусная программа, которая называется “Семейная команда”, в которой 1 накопленный балл приравнивается к 1 рублю. Существует возможность более быстрого накопления баллов, благодаря покупкам с карты. При оформлении пользователю доступны 3 карты: одна топливная и 2 бонусных, которые привязаны к одному счету. Эти бонусы можно накапливать в разных магазинах, и в них же тратить накопленные баллы. Также на АЗС данной компании могут приниматься карты других компаний. Возникает вопрос, какие топливные карты принимает “Роснефть”? Одна из популярных сетей заправок ТНК. С помощью карточки этой компании с легкостью можно расплатиться на заправках “Роснефти”. Помимо этой компании, и другие станции принимают подобную оплату.
“Газпромнефть”. Что касается данной компании, она предлагает отличные условия для своих пользователей. Среди них индивидуальные выгодные тарифные условия, улучшенная система безопасности, которая позволяет обезопасить пользователя от фальшивых чеков. Также предусмотрена бонусная трехуровневая программа. Существуют три статуса: серебряный, золотой и платиновый. Каждый из них отличается количеством бонусов, которые поступают на бонусный счет. Для серебряного это 3 %, золотого 4 %, а владельцы платиновых карт довольствуются возвращением 5 % бонусов. 1 бонус = 1 рубль, которыми можно с легкостью расплатиться при последующей оплате картой. Статус может измениться в зависимости от той суммы, которую пользователь тратит в месяц на топливо. Возникает вопрос, существуют ли АЗС, принимающие топливные карты “Газпромнефти”? Такие существуют, но о них мало известно.

Контроль горючего с помощью проточного датчика расхода топлива (ДРТ)

Такой датчик называют еще расходомером. Его принцип работы схож с водяным счетчиком, который устанавливают в жилых многоэтажных домах и общежитиях. А в автомобиле его ставят на топливную магистраль — таким образом он измеряет объем протекающего по системе топлива.

ДРТ передает информацию бортовому контроллеру через интерфейсный блок. Погрешность небольшая — до 3%, но такой расходомер стоит дорого. Стартовая цена механизма — от 18 000 рублей (в зависимости от марки и модели транспортного средства).

Прибавьте к этой сумме установку и обслуживание, и общие затраты еще больше возрастут. К тому же с такой установкой нет гарантии, что водитель не будет сливать горючее. Можно сделать врезку в топливную магистраль перед ДРТ и спокойно сливать ГСМ. С хищением таким способом вы точно не сможете бороться.

Что дают карты:

отдельный счет для учета расходов на топливо;
онлайн доступ к счету в Личном Кабинете;
оперативно заправляться качественным топливом;
полное управление расходами, связанными с топливом;

Главное отличие – это использование в качестве денежной единицы топлива, исчисляемого в литрах. Применять топливную карточку выгодно, ведь она позволяет держать все под контролем. Учет расходов компаний по топливной карте является лучшим на сегодня, разберемся почему.

Расходы по карте можно ограничить по количеству и виду топлива, привязать к региону.

Данная система оплаты ГСМ является лучшим вариантом для юридических лиц. Карта позволяет контролировать расходы на заправку авто и вдобавок обеспечивает возврат НДС. При таком подходе затраты на ГСМ могут быть включены в расчет себестоимости продукции. Карта – это полный контроль, анализ расходов и открытость.

По уровню безопасности, карта не уступает обычным дебетовым или кредитным. Она полностью защищена от возможности использования ее сторонними лицами. Как и банковская, карта имеет пин-код, известный только ее владельцу.

Контролировать расходы на бензин с помощью карты легче. Больше нет необходимости вести учет топлива отдельными документами, а операции по карте отображаются в личном кабинете. При желании каждый руководитель увидит в каком количестве и где заправился каждый водитель. Этот подход позволяет точно определить АЗС, где заправилась рабочая машина. Поэтому популярность топливных карт растет с ростом цен на топливо.

Что такое топливная карта?

Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) автозаправочной станции или топливной компании – это современное техническое средство учета отпуска ГСМ. По сути это не платежное средство, а инструмент строгой отчетности, дающее право владельцу на получение некоторого количества топлива.

Виды карт:

лимитированные (на топливную карту вносится какое-то количество бензина, а на определенный период устанавливается предел его расходования);
нелимитированные (на топливную карту вносится некоторое количество литров топлива, которое впоследствии выдается владельцу карты в неограниченном литраже в пределах объема, имеющегося на карте).

Также карты бывают: (нажмите для раскрытия)

Важно определить вид

Чтобы получить топливную карту, надо заключить договор с компанией, которая представляет определенную сеть АЗС. Заявку делают либо непосредственно на автозаправке, либо на сайте компании.

Ко всем карточкам открывается единый счет, расходы по которому можно проверить в режиме реального времени в личном кабинете пользователя.

В зависимости от порядка работы карты бывают:

денежные – на баланс зачисляется определенная сумма средств, которая впоследствии списывается как оплата за бензин;
литровая – зачисляются оплаченные литры, которые после заправки авто списываются.

В зависимости от стоимости:

бесплатная выдача;
оформление за денежное вознаграждение.

В зависимости от лимитов:

лимитированные – списание средств ГСМ доступно только в рамках установленных пределов;
нелимитированные – списание средств доступно без ограничения.

Чтобы списать топливную карту в учете, необходимо предварительно определить ее вид в зависимости от стоимости и закрепить правила списания в учетной политике.

Личный кабинет на сайте топливной компании Е100

Основные функции личного кабинета

В личном кабинете клиент компании Е100 может управлять своими топливными картами, просматривать информацию о расходах топлива, формировать отчеты и просматривать историю операций.

Регистрация в личном кабинете

Для того чтобы получить доступ к личному кабинету, юридическое лицо должно зарегистрироваться на сайте компании Е100, указав свои данные и номера топливных карт. После регистрации на указанный электронный адрес будет выслано письмо с подтверждением регистрации и инструкцией по активации аккаунта.

Управление топливными картами

В личном кабинете клиент компании Е100 может заблокировать, разблокировать или заказать новые топливные карты. Также есть возможность поменять пин-код для доступа к картам.

Формирование отчетов

Через личный кабинет клиент компании Е100 может сформировать различные отчеты по расходам топлива по картам, заправочным станциям и периодам времени. Отчеты можно экспортировать в различные форматы для дальнейшей работы.

Просмотр истории операций

В личном кабинете доступна история операций по топливным картам, где можно посмотреть информацию о количестве заправок, месте заправок и общей сумме платежей.

Пример отчета по расходам топлива
Номер карты	Дата	Заправочная станция	Объем топлива, литры	Сумма, руб.
1234567890123	01.07.2021	Заправка №1	30	3000
1234567890123	05.07.2021	Заправка №2	25	2500