Что такое канбан-метод

Ограничивайте количество незавершенной работы

Вторая знаменитая практика Канбана. Более известное название – ограничивайте WIP или используйте WIP-лимиты. WIP – это аббревиатура от Work In Progress (незавершенная работа). Цель – повысить сотрудничество. Ключевая метафора – дорожное движение.

Рис. 2. Ограничивайте количество задач в работе.

В большинстве случаев внедрение Канбан-метода заканчивается на второй практике. Команды делают визуализацию, потом пытаются внедрить WIP-лимиты, у них это не очень получается, они сдаются и продолжают использовать только первую практику. 

Это не хорошо, и не плохо. Есть команды, которым достаточно визуализации рабочего процесса, чтобы уже получить выгоду от использования метода. 

Но если мы всё же найдем в себе силы и смелость уважать WIP-лимиты и побороть первоначальное сопротивление, тогда как команда и как сервис мы получим неоспоримые выгоды.

Выгоды от WIP-лимитов

Итак, зачем же внедрять WIP-лимиты? Как руководитель, вы получите следующие выгоды:

1. Снижение переключений между задачами в команде и как следствие снижение стресса у ребят.
2. Более предсказуемые сроки завершения работ. Вы трудитесь над ограниченным количеством задач, а значит можете контролировать расход ресурсов и прогнозировать дату поставки. Это как с поездами и автобусами: поезда приходят по расписанию, потому что мы контролируем их количество. С автобусами в час пик это сложнее. 
3. Сокращение времени поставки. При тех же ресурсах (считай, количестве людей в команде), сокращая количество задач, над которыми они трудятся, вы сокращаете время поставки.
4. И последнее в списке, но первое по значению – это сотрудничество между членами команды. Когда вы даете им один мячик, а не десять, им волей неволей придется играть вместе и стать командой.

Что такое канбан?

Kanban — это элемент agile-философии. Это метод улучшения процессов в командах разработчиков, маркетологов и других digital специалистов. Основные идеи включены в Манифест гибкой разработки ПО: 

• Люди важнее, чем инструменты;

• Качество ценнее документации;

• Стремление и готовность к изменениям важнее, чем любой план;

• Взаимодействие с клиентом важнее формального контракта. 

Цель методологии канбан — создавать качественный продукт в запланированные сроки. 

Работа в kanban начинается с визуализации. Процессы должны быть видны всей команде. Для этого используют карточки, набор цветных стикеров или онлайн сервисы аналогичные Leantime. 

Доски канбан: что это и как работает?  

Это ключевой элемент методологии. Их используют в Scrum и Kanban. Каждый член команды имеет доступ к доскам, чтобы видеть, на каком этапе работы находится важная задача. Канбан доска может быть виртуальной или реальной. Стандартный пример это интерфейс программы Trello. Здесь отображается список дел. 

Как работает канбан в проектах? 

В каждом проекте по маркетингу или разработке процесс можно разделить на несколько этапов. Чтобы работать в методе канбан, проанализируйте процесс и разделите его на стадии. Каждому этапу соответствует один столбец. Их названия и количество зависят от специфики проекта

Важно чтобы сохранить последовательность столбцов. Так в работе будет состояние потока, а это ключевая особенность канбан. 

На доске задачам соответствуют канбан-карточки. На них пишут название задачи и короткий комментарий

Важно сделать описание понятным, лаконичным и однозначным. Карточку постепенно перемещают по доске вправо по мере того, как задача переходит на новые этапы. 

Доски канбан можно использовать для ведения нескольких однотипных проектов. В таком случае есть два варианта: 

• разделить рабочее пространство на несколько досок;

• использовать одну доску, а задачи для каждого проекта отмечать определенным цветом. 

Доска дает возможности для анализа процессов. Все члены команды видят, какие задачи задерживаются. Имея эту информацию, можно скорректировать подход к работе. 

Вторая функция канбан досок — показать вклад в общее дело каждого члена команды. 

Канбан сочетает элементы agile и lean подходов. Четких границ между тремя подходами нет. Все они используют большой набор принципов, техник и приемов, которые можно комбинировать с учетом особенностей проекта. 

Как внедрить канбан-систему

Работу по kanban строят на основе agile-мышления, для которого первостепенны законченный продукт, взаимодействие между людьми и готовность к изменениям.

Команда активно взаимодействует, чтобы как можно быстрее закончить проект, но при этом готова в любой момент изменить ход процессов.

Одноэтапное внедрение kanban может оказаться сложным для команды, которая ранее не сталкивалась с этой методологией. Потому изменения внедряют постепенно.

Пример физической канбан-доски (источник Pinterest)

Для правильной организации работы по kanban-системе существует шесть основных правил. 

1. Визуализируйте поток работы 

Запишите все задачи, текущие и планируемые. Для каждой из них определите статус. Карточки с заданиями разместите на доске — физической или виртуальной. 

2. Ограничьте число одновременно выполняемых задач 

Скорее всего, первая же визуализация покажет, как команда непродуктивно тратит силы на параллельное ведение множества задач или, наоборот, простаивает из-за неравномерной загрузки. Обсудите совместно с командой, какое количество работ по каждому статусу оптимально вести одновременно, и проставьте приоритеты. Над каждым столбцом доски укажите лимит. 

3. Управляйте потоком задач 

Своевременно меняйте статусы задач и отслеживайте движение. Если где-то возник «затор», нужно его оперативно разрешить. К примеру, если один сотрудник не справляется, он может попросить помощи у менее занятых коллег. 

4. Обсудите правила работы 

Команда должна чётко понимать, как обращаться с доской, когда можно брать новые задачи, что делать при возникновении сложностей, как определять готовность работы. 

5. Анализируйте деятельность 

Регулярно собирайте команду и обсуждайте нюансы работы, успехи и неудачи. Чёткого расписания нет, как нет и ограничений по формату. Можно собираться еженедельно или проводить общий созвон ежедневно, встречаться раз в месяц или собираться онлайн по мере необходимости. Главное — на каждой встрече команда решает, как оптимизировать процессы. Дополнительно обсуждают прочие насущные вопросы. 

6. Экспериментируйте и улучшайте рабочие процессы 

Любая канбан-команда всегда пребывает в поиске идеальной системы. Цель — ускорить движение карточек по доске. Для этого постоянно проводят  эксперименты: меняют лимит, пересматривают приоритеты и прочее. Чтобы система действительно менялась, изменения нужно вводить для всей команды разом. При этом не нужно всё менять кардинально. Внедрите одно нововведение, отследите эффект и только после этого переходите к следующему эксперименту.

Что такое система управления Канбан и в чём её суть?

Понятие «канбан» образуется из двух японских слов: «kan» — видимый и «ban» — карточка, доска. Поэтому дословно «канбан» — это карточки на доске.

Давайте с вами перенесёмся на 60 лет назад. Именно тогда на заводах Toyota и появилась система Канбан. Японцы обнаружили, что карточки с задачами позволяют легко контролировать работу мастеров сборочных линий.

Итоги не заставили себя долго ждать. Листочки с информацией сделали производство точным как часы, и в 1960-х Toyota составила конкуренцию американским автопроизводителям на их же рынке.

Каким образом японские управленцы сократили расходы на сборку и сделали автомобили качественными и доступными? Всё дело в способе организации рабочего процесса.

Канбан позволяет визуализировать задачи и выстроить их в порядке выполнения. Упрощенно доска Канбана выглядит так:

Колонки — это этапы работы, карточки — конкретные задачи. Управленцы пишут карточки с заданиями, исполнители передвигают их по доске.

Метод работы может показаться вам излишне простым. Но не спешите делать выводы. Благодаря Канбан менеджеры находят недостатки в рабочих процессах и быстро исправляют их.

Сегодня Канбан относят к методологиям разработки семейства Agile, которые используются повсеместно: от IT-стартапов и микро-бизнесов до крупных коммерческих и государственных структур.

В Zara Канбан помогает производить одежду только в том объёме, который требуется. Spotify использует Канбан, чтобы не запутаться в организации команд. В Pixar применяют Канбан доску для того, чтобы «провести» первоначальную идею до анимационного продукта и придать форму творческим процессам.

Плюсы и минусы системы

Как и любая другая система управления проектами, kanban имеет свои преимущества и недостатки.

Начнем с сильных сторон:

• Система «канбан» отлично подойдет для опытных, сплоченных и хорошо мотивированных групп с налаженной коммуникацией.
• Нет четких сроков выполнения задачи.
• Исключение из производства неэффективных запасов и материалов, за счет этого снижается себестоимость продукции.
• Высокая гибкость программы.

Слабые стороны:

• Внедрение программы возможно только в команды с численностью от 5 человек.
• Не подходит для матричных структур организации предприятия. Работает исключительно на прямом производстве.
• Не подходит для долгосрочных стратегий.
• Система вряд ли сможет прижиться в команде, где сотрудники не ознакомлены с функциями друг друга. Только при таком условии можно легко найти заминки в производстве и быстро их исправить.
• Отсутствие жестких дедлайнов также может быть и минусом. Если продукция должна быть готова строго к определенному времени, система «канбан» может не сработать.

Управление проектами – сложный процесс. Поэтому, выбирая методологию, адаптируйте ее под себя. Прямое следование постулатам, основанным более 60 лет назад на машинном производстве, может в определенный момент привести в тупик. Обдумайте основные правила и усовершенствуйте свою версию управления – и вперед, к покорению новых вершин!

История и суть явления

Метод появился в компании «Toyota» в 1959 году. К айти имеет косвенное отношение, почитать про него можете в Википедии.

Канбан, как инструмент в IT-менеджменте был представлен Дэвидом Дж. Андерсоном в компаниях Microsoft (2005) и Corbis. А широкое распространение и название, как метод, получил в 2007 году.

В отличие от Скрама, Канбан не слишком строг. Скрам не может применяться частично, если вы используете не все практики, это уже не Скрам. В случае с Канбаном, нет правильного и неправильного Канбана, вы можете использовать те практики, которые вам лучше подходят.

Канбан может применяться не только в айти, но и везде, где есть регулярное производство с повторяемыми этапами, через которые должна проходить каждая задача.

Примеры применения Канбана

Ранее в статье мы рассматривали, в каких областях может применяться Канбан. Теперь разберем несколько примеров реального использования данной методологии в бизнесе.

Silicon Valley

Пример 1. Канбан в Microsoft

В 2005 году компания Microsoft столкнулась с проблемой организации работы одного из своих отделов, который отвечал за устранение ошибок во внутренних приложениях. У него были худшие показатели в своем департаменте: один запрос обрабатывался около 5 месяцев, а бэклог превысил допустистимый размер в 5 раз. Справиться с этой проблемой компании помог главный популяризатор канбана Дэвид Андерсон.

В ходе анализа был выявлен целый ряд факторов, которые губительно влияли на производительность всего отдела. Чтобы устранить их, были приняты следующие канбан-решения:

• делать «свежие» расчеты непосредственно перед внедрением;
• проводить приоритизацию запросов по ситуации, а не на ежемесячных совещаниях;
• выделать фиксированное финансирование XIT;
• не учитывать стоимость запросов;
• использовать буферы на канбан-доске;
• принимать решения сразу по дорогим или слишком крупным запросам;
• изменить структуру штата в пользу более загруженных разработчиков.

В результате этих действий за 9 месяцев продуктивность отдела выросла на 155%. При этом бэклог вернулся к нормальному значению, а ведущее время теперь составляет всего 5 недель. Стоимость запросов снизилась с 7500 долларов до 2900.

Пример 2. Канбан для менеджера по продажам

Менеджер по продажам имеет множество задач, которые обязаны выполняться единовременно: прием звонков, общение с клиентами, составление договоров и т. д. Канбан помогает разбить эти функции, сформировать и структурировать цели, оптимизировать управление процессом.

Так, процесс общения с клиентами разделяют на несколько шагов, начиная первым контактом и заканчивая подписанием документов. При этом действия менеджера по продажам строго регламентированы: есть чек-листы, скрипты, образцы документов. Благодаря канбану сотрудник получает возможность общаться с клиентами эффективнее и тратить на это минимум времени.

Пример 3. Канбан в недвижимости

Агенты по продажам недвижимости используют канбан, чтобы следить за воронкой продаж и управлять ведением переговоров с клиентами. Чаще всего на доске используются следующие этапы:

• связались;
• заинтересовались;
• личный контакт (переговоры);
• договор отправлен;
• подписано;
• сделка закрыта.

Улучшайтесь совместно, развивайтесь экспериментально

Последняя шестая практика. Цель – развитие на основе гипотез и научных данных. Ключевая метафора – лестница.  

Рис. 6. Улучшайтесь совместно, развивайтесь экспериментально.

Цель этой практики – научиться управлять изменениями команды или организации. Мы не рисуем большого красивого будущего в виде точки Б и не строим грандиозный план, как туда попасть. 

Вместо этого мы ищем источники неудовлетворенности здесь и сейчас в работе, в наших результатах, в том, как мы обслуживанием клиентов, и формулируем гипотезы, как эти неудовлетворенности устранить. Эксперименты должны быть достаточно маленькими, чтобы быть безопасными, но в то же время должны иметь реальный эффект устранения неудовлетворенности. 

Если после внедрение эксперимента неудовлетворенность устранилась, значит мы закрепляем результат. Если ничего не изменилось или стало хуже, то делаем шаг назад. Более подробно я рассказывал об этом в посте про принципы управления изменениями.  

Что такое канбан-метод?

Весной 2005 года мне посчастливилось провести отпуск в Японии, в Токио. Дело было в начале апреля, когда цветут вишни. Чтобы насладиться этим зрелищем, я во второй раз в жизни приехал в Восточные сады в Императорском дворце в Токио. Именно здесь меня осенило: канбан — это не только производство.

В субботу, 9 апреля 2005 года, я вошел в парк с северного входа, перейдя мост через ров неподалеку от станции метро «Такэбаси». Многие токийцы решили этим солнечным воскресным утром выбраться в парк и насладиться его спокойствием и цветением японской вишни — сакуры.

Обычай устраивать пикник под вишневыми деревьями, когда опадают их цветы, называется «ханами» (цветочный праздник). Это древняя японская традиция — возможность подумать о красоте, хрупкости и кратковременности жизни.

Когда мы с семьей шли по парку, к нам подошел пожилой японец с сумкой через плечо. Он полез в сумку и вынул пачку пластиковых карточек. Он предложил каждому из нас по одной, правда, задумался, нужна ли карточка моей трехмесячной дочери. Но в итоге вручил мне карточку и ей. Он ничего не сказал, и я, плохо зная японский, тоже промолчал.

Проведя утро на солнышке, мы направились на выход, где стояла очередь к киоску. Когда она немного продвинулась вперед, я понял, что это люди возвращают пластиковые карточки, которые были входными билетами. Я залез в карман и вынул наши карточки. В киоске находилась японка в униформе. Между нами была стеклянная перегородка с полукруглым вырезом у стойки, как в кассе кинотеатра или парка развлечений. Я передал наши карточки. Дама взяла их руками в белых перчатках и положила в стопку к другим. Никаких денег не требовалось. Никакого объяснения, зачем я два часа с момента входа в парк носил с собой белые пластиковые карточки, дано не было.

Что же это за входные билеты? Зачем их выдавать, если они бесплатные? Сначала я предположил, что это связано с безопасностью. Подсчитав все возвращенные карточки, администрация могла убедиться, что внутри не осталось никого постороннего после закрытия парка на ночь. Однако затем я понял, что если речь идет о безопасности, то это какая-то очень сомнительная схема. Как они могут знать, что мне дали не одну карточку, а две? Моя трехмесячная дочь — это посетитель или багаж? Система казалась слишком вариативной. Чересчур много возможностей для ошибки! Если бы это действительно была схема безопасности, то она была обречена на провал и ежедневно давала бы ошибки первого рода.

(Кстати, отмечу, что подобная система не может выдавать ошибки второго рода, поскольку это потребовало бы печати дополнительных входных билетов. Это общее полезное свойство систем канбан.)

Тем временем охрана ежевечерне рыскала бы по парку в поисках заблудившихся туристов. Нет, дело в чем-то другом.

Похоже, канбан-жетоны разного вида помогают во всех типах управленческих ситуаций.

Кому можно применять методологию Канбан

Из упомянутых примеров мы видим, что методология позволяет организовать последовательность задач, определить приоритеты, оптимизировать нагрузку на сотрудников, визуализировать процессы на автомобильных заводах и в IT-сфере. Но метод не был бы так популярен, если бы не возможность интегрировать его практически в любую сферу, в которой можно выделить этапы бизнес-процессов.

Сферы

• Торговые сети. Есть поставщик, склад, витрина с товарами и покупатели. Последние покупают продукт и с каждым днем его становится меньше, сотрудникам магазина необходимо его восполнить на витрине, переместив из склада. В свою очередь, ответственный сотрудник должен сделать заказ поставщику для восполнения запасов. Звучит просто, но без разработки эффективной системы управления и наглядной визуализации объема товаров на каждой стадии реализации неминуемо возникают накладки.
• Промышленное производство. Ситуация еще более сложная, чем у гипермаркетов. Здесь добавляются различные цеха, способы производства и переработки, сборочные линии и многое другое. Канбан позволяет оптимизировать рабочие моменты, установить точные графики, планировать отгрузки.
• Сфера B2B. Разработка методов увеличения продаж является главной задачей каждого менеджера и руководителя отдела. Для этого требуется сократить период между знакомством с клиентом и презентацией продукта. Канбан-метод применим для построения воронки продаж, а также именно он позволяет ускорить отдельные этапы. В крупном бизнесе менеджмент, маркетинг и тесно связаны эти направления используют принципы канбан-досок.
• Строительство. Нельзя начать строить крышу до возведения стен, к работе над которыми нельзя приступить без фундамента. Вместе с этим присутствуют юридические вопросы, согласование проектов с проверяющими структурами, разработка документации и многое другое. Визуализация каждого действия позволяет синхронизировать работу отделов, выполнять работы в нужном порядке, гарантировать снабжение строительной площадки материалами.
• Медицина. Канбан полезен и в этой отрасли, она позволит оптимизировать процессы управления персоналом и пациентами. Канбан-доски могут содержать данные о врачах и пациентах, которых нужно принять в указанное время. Также могут вноситься карты пациентов, требующих приоритетного внимания. При этом возможно создать структуру, в которой применяется политика конфиденциальности для сохранения персональных данных.
• Образование. Визуализация хода обучения и выполнения задач может стать удобным инструментом для студентов, особенно в период сессии, сдачи контрольных и курсовых работ.

Часть 3: Доска Канбан

Доска Канбан – это основной инструмент системы, который позволяет визуализировать рабочий процесс и управлять потоком задач. Он представляет собой диаграмму, разделенную на столбцы, каждый из которых представляет определенный этап работы.

Структура доски Канбан

1. To Do (Бэклог): Список задач, которые нужно выполнить. Задачи в этом столбце еще не начались.
2. In Progress (В работе): Задачи, которые сейчас выполняются. Количество задач в этом столбце ограничивается WIP-лимитом.
3. Done (Завершено): Задачи, которые уже выполнены.

В зависимости от сложности процесса, могут быть добавлены дополнительные столбцы, например, “Проверка”, “Деплой” и т.д.

Карточки задач

Каждая задача на доске Канбан представляется в виде карточки. Карточка обычно содержит следующую информацию:

Информация	Описание
Название	Короткое описание задачи.
Описание	Подробное описание задачи, включая требования и критерии готовности.
Ответственный	Член команды, ответственный за выполнение задачи.
Сроки	Дата начала и конца выполнения задачи.

Перемещение задач

Задачи перемещаются по доске от столбца “To Do” к столбцу “Done” по мере их выполнения

Важно, чтобы все члены команды следили за своими задачами и активно обновляли их статус

WIP-лимиты

WIP-лимиты (Work In Progress) – это ограничения на количество задач, которые могут быть в столбце “In Progress” в любой момент времени. Они помогают предотвратить многозадачность и управлять потоком работы.

Визуальные индикаторы

На доске Канбан могут использоваться различные визуальные индикаторы для обозначения статуса задач, приоритетов, типов задач и т.д. Например, цвет карточки, значки, стикеры и т.д.

Использование доски Канбан

Доска Канбан является основой для ежедневных стендов (stand-ups) и других встреч команды. Она позволяет всем членам команды видеть текущее состояние проекта, понимать, над чем работают их коллеги, и принимать обоснованные решения.

1. Планирование: Используйте доску Канбан для планирования работы. Задачи могут быть добавлены в бэклог по мере их появления, а затем распределяются по членам команды и перемещаются в столбец “In Progress”.
2. Работа над задачами: Члены команды работают над задачами, перемещая их от столбца “To Do” к столбцу “Done”. Если возникают проблемы или задержки, они отмечаются на карточке задачи.
3. Ревью и проверка: Когда задача завершена, она переходит в столбец “Done” и может быть проверена и протестирована. Если задача не удовлетворяет критериям готовности, она возвращается в столбец “To Do” или “In Progress”.
4. Ретроспектива: Используйте доску Канбан для анализа процесса работы и идентификации возможностей для улучшения. Обсуждайте, как задачи перемещались по доске, где возникали затруднения, и что можно сделать, чтобы улучшить процесс.

Помните, что доска Канбан – это живой инструмент, который должен быть адаптирован под специфику вашей работы. Не бойтесь экспериментировать и вносить изменения в структуру доски, правила перемещения задач и т.д. Главное – это чтобы доска помогала вам и вашей команде эффективно управлять работой и достигать своих целей.

Часть 5: Канбан-инструменты для IT-специалистов

Сегодня существует множество цифровых инструментов для работы с Канбан. Все они имеют свои особенности, преимущества и недостатки, и выбор инструмента зависит от специфики работы команды. Давайте рассмотрим пять популярных цифровых инструментов.

1. Trello

Особенности: Trello является одним из самых популярных и удобных в использовании инструментов Канбан. Он предлагает простую и интуитивно понятную доску, где задачи представлены в виде карточек, которые можно перетаскивать между колонками.

Достоинства:

• Простота использования
• Гибкость в настройке досок
• Возможность расшаривать доски и работать над задачами вместе с командой
• Интеграция с множеством других приложений и сервисов.

Недостатки:

• Отсутствие некоторых продвинутых функций управления проектами, таких как Gantt-диаграммы
• Бесплатная версия имеет ограниченный функционал.

Специфика применения: Trello подходит для небольших и средних команд, которым необходим простой и наглядный инструмент для визуализации своих процессов и задач.

2. Jira

Особенности: Jira – это мощный инструмент управления проектами, который часто используется в сфере разработки программного обеспечения. Он предлагает гибкие возможности настройки досок Канбан и поддерживает множество методологий управления проектами.

Достоинства:

• Мощные функции управления проектами
• Поддержка Scrum и Канбан
• Возможность внедрения сложных рабочих процессов и правил.

Недостатки:

• Высокий порог вхождения и сложность в использовании для новичков
• Высокая стоимость для больших команд.

Специфика применения: Jira идеально подходит для больших команд разработки, которым требуются сложные рабочие процессы и мощные функции управления проектами.

3. Asana

Особенности: Asana – это гибкий инструмент управления задачами и проектами, который поддерживает визуализацию в формате Канбан. Она также предлагает множество других представлений задач, таких как списки, календари и Gantt-диаграммы.

Достоинства:

• Гибкость представления задач
• Интеграция с другими популярными инструментами, такими как Slack, Google Drive и Microsoft Teams
• Поддержка создания и использования шаблонов для проектов.

Недостатки:

• Отсутствие детального контроля над правами доступа в бесплатной версии
• Сложности в освоении для новых пользователей.

Специфика применения: Asana подойдет для команд, которые ищут универсальный инструмент управления задачами, который поддерживает различные методы визуализации работы и сотрудничества в команде.

4. Kanbanize

Особенности: Как следует из названия, Kanbanize – это инструмент, специально разработанный для работы по методологии Канбан. Он предлагает множество функций для эффективного управления рабочими процессами и для более глубокой аналитики.

Достоинства:

• Многоуровневые доски Канбан для сложных проектов
• Встроенные инструменты для аналитики и отчетности
• Поддержка автоматизации рабочих процессов.

Недостатки:

• Более высокая стоимость по сравнению с некоторыми конкурентами
• Отсутствие бесплатной версии.

Специфика применения: Kanbanize идеально подойдет для больших или сложных проектов, где нужно глубокое понимание процессов и мощные функции аналитики.

5. ClickUp

Особенности: ClickUp – это всеобъемлющий инструмент управления проектами, который включает в себя не только доски Канбан, но и списки задач, Gantt-диаграммы, документы и многое другое.

Достоинства:

• Широкий набор функций для управления проектами
• Гибкость в настройке рабочего пространства и досок
• Богатые возможности по интеграции с другими инструментами.

Недостатки:

• Некоторые функции могут быть излишними для небольших команд
• Слишком много функций и возможностей может усложнить процесс освоения для новых пользователей.

Специфика применения: ClickUp подходит для команд, которые нуждаются в мощном и всеобъемлющем инструменте управления проектами. Он подойдет для сложных проектов с большим количеством участников и сложными рабочими процессами.

Как выбрать подходящий инструмент для вашей команды

Выбор инструмента Канбан – это очень индивидуальное дело, которое зависит от множества факторов: размера команды, специфики проекта, бюджета и т.д

Но независимо от того, какой инструмент вы выберете, важно помнить, что самый главный ресурс в любом проекте – это люди

Инструменты помогают нам организовывать работу и делают процессы более прозрачными и управляемыми, но истинный успех проекта зависит от команды, от ее умения работать вместе и стремления к общей цели.

Канбан в современном мире

Сейчас в качестве канбан-досок используются приложения в духе Trello и Jira. Это цифровые аналоги досок, являющиеся неким стандартом в мире IT. Есть еще десятки других утилит, продолжают появляться новые. У каждого инструмента свои особенности и акценты на различных видах деятельности.

Данные сервисы позволяют не только управлять карточками, но и собирать аналитические показатели, контролировать релизы функций/приложений, отслеживать конкретные проблемы по ходу разработки и так далее. 

Также появилась возможность интегрировать сервисы с другими популярными инструментами, бизнес-мессенджерами и системами автоматизации. Но смысл досок не меняется: деление списка задач на колонки и их постоянный поток из одной в другую.

Инструменты бережливого производства

Чтобы следовать принципам lean в управлении предприятием, используют особые инструменты бережливого производства. Это ряд правил и методов, которые были признаны эффективными во многих компаниях мира. Некоторые инструменты lean-концепции переросли в самостоятельные управленческие методики.

Например, система кайдзен из элемента lean-методологии превратилась со временем в своеобразную философию управления предприятием, основанную на идее непрерывного совершенствования деятельности компании.

В управленческую концепцию кайдзен входят действия по улучшению качества продукции, постоянному обновлению производственных технологий, повышению компетентности персонала и совершенствованию корпоративной культуры. В современном менеджменте кайдзен используется как в рамках lean production, так и самостоятельно.

Еще одно направление в японском менеджменте, которое относится к инструментам бережливого производства, – метод канбан. Этот инструмент используется на предприятиях для устранения потерь, связанных с лишними запасами.

В компаниях, практикующих канбан, материальные ресурсы закупаются ограниченными партиями и поставляются непосредственно в производственные цеха, минуя склад. Объемы поставок регулируются исключительно количеством заказов на производство продукции, что позволяет не хранить лишние запасы.

Схожий механизм имеет система Just in Time (JIT, точно в срок), которая позволяет избежать потерь, связанных с перепроизводством. Суть метода заключается в изготовлении в определенный промежуток времени только обеспеченного заказами объема продукции на каждом этапе технологической цепочки

Второе название метода JIT– «вытягивающее производство». В процессе изготовления деталей и готовой продукции необходимые объемы «вытягиваются» потребностями внутреннего заказчика — следующего производственного этапа, и внешнего заказчика – конечного потребителя.

Потери, связанные с неправильной организацией рабочего пространства, позволяет минимизировать метод 5S. Название системы формируется из пяти слов, обозначающих принципы наиболее рациональной организации рабочего места, которые на японском языке начинаются на букву «С» — совершенствование, чистота (уборка), сортировка, стандартизация, удобное расположение инструментов.

Организация рабочего пространства по системе 5S. Источник

Сократить материальные и временные потери помогает система всеобщего ухода за оборудованием (TPM, Total Productive Maintenance). Метод предусматривает регулярные профилактические осмотры инструментов и оборудования, которые помогают предотвратить поломки и простои. Профилактическое обслуживание и уход за оборудованием также дают возможность реализовать принцип максимально эффективного использования имеющихся ресурсов, который является одним из основных в концепции бережливого производства.

Бороться с дефектной продукцией и поломками техники помогает метод с эксцентричным названием пока-ёкэ (poka yoke, «защита от дурака», «защита от ошибки»). Это система мер, которые направлены на моделирование возможных ошибок на производстве, связанных с человеческим фактором. Например, станки оборудуют сигнализацией или датчиком блокировки, которая срабатывает при неправильной установке детали при ее обработке.

Я перечислила только основные и наиболее часто используемые инструменты концепции бережливого производства. Есть еще вспомогательные методики, которые используются в различных комбинациях и служат для улучшения работы персонала и эффективного обмена информацией между сотрудниками (картирование производственного процесса, визуализация), для контроля качества продукции (диаграмма Исикавы, метод «пяти почему» и др), для стандартизации работы предприятия и т.п.